Wie man das Geld auf eurem Guthaben ausgibt
Wie verwendet man das Geld seines Kollektivs?
Unten finden Sie Anweisungen, wie Sie Geld von Ihrem Kollektiv-Guthaben ausgeben können. Das Nachverfolgen und Dokumentieren von Ausgaben über Open Collective macht alles sehr einfach: alles ist transparent und Berichte werden automatisch erstellt.
Erinnerung: All for Climate hat eine nicht eingetragene Partnerschaft mit allen Kollektiven. Kollektive verwalten ihr Budget autonom und besitzen ihre Projekte vollständig.
Das bedeutet, Sie können All for Climate niemals für Aktivitäten innerhalb Ihres Kollektivs in Rechnung stellen oder fakturieren, da wir keine Eigentumsrechte an Ihren Aktivitäten haben. Sie sind Teil Ihres Kollektivs, nicht von All for Climate.
Schnelle Checkliste
Sind Sie bereit, Ihre Ausgabe einzureichen? Bitte prüfen Sie abschließend, ob alles auf dieser Checkliste enthalten ist.
GRUNDLAGEN
Dies sind die grundlegenden Schritte, um das Geld Ihres Kollektiv-Guthabens auszugeben:
Jemand reicht eine Ausgabe ein.
Es gibt zwei Hauptarten von Ausgaben:
Erstattungen für einen vorausgezahlten Kauf (mit Zahlungsnachweis)
Rechnungen für bezahlte Dienstleistungen, die dem Kollektiv erbracht wurden
Ein Kollektiv-Administrator (jemand aus Ihrem Team) genehmigt diese.
All for Climate prüft die eingereichte Ausgabe (bestätigt, dass die Ausgabe den rechtlichen und fiskalischen Anforderungen entspricht, z. B. dass ein gültiger Zahlungsbeleg vorhanden ist, ein klares Foto, die Beträge übereinstimmen, die Rechnung rechtlich gültig ist usw.)
Sie werden bezahlt.
SCHRITT 1: REICHEN SIE IHRE AUSGABEN EIN
Jedes Mitglied des Kollektivs, das Geld ausgegeben hat, kann eine Ausgabe auf der Kollektivseite einreichen, indem es einen Beleg oder eine Rechnung als Zahlungsnachweis hochlädt.
Option 1: Belege/Erstattungen 🛒
Belege sind für Dinge, die Sie für die Gemeinschaft kaufen und für die Sie erstattet werden müssen. Denken Sie an Lebensmittel, Flyer drucken, Farbe für Banner usw.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Beleg aufbewahren. Machen Sie ein klares Foto davon (stellen Sie sicher, dass es deutlich und gut lesbar ist) und reichen Sie es bei Ihrem Kollektiv ein (klicken Sie auf „Ausgabe einreichen“ auf Ihrer Kollektivseite).
Eine gültige Ausgabe muss den Namen und die Adresse des Verkäufers, den Betrag, das Datum und die Beschreibung der gekauften Artikel enthalten, wobei etwaige Umsatzsteuer (z. B. Mehrwertsteuer) klar ausgewiesen sein muss. Mehr Infos hier.
Option 2: Rechnungen 📄
Rechnungen werden verwendet, um Personen für eine Dienstleistung zu bezahlen (einen Anbieter, ein Unternehmen, einen Freiberufler). Sie stellen den Administratoren des Kollektivs diese Dienstleistung direkt in Rechnung. Wenn Sie eine Rechnung hochladen, gelten Sie als selbstständiger Auftragnehmer oder Freiberufler.
Die Rechnung muss die folgenden wesentlichen Informationen enthalten:
Die Rechnung darf nicht an All for Climate gerichtet sein (sie haben keine Dienstleistung für A4C erbracht).
Sie müssen den rechtlichen Namen des Kollektiv-Administrators und dessen gesetzliche Adresse angeben (in der Regel die Person im Kollektiv, die die Beziehung zum Anbieter hat).
Die Rechnung muss den rechtlichen Namen, die Adresse und die Steuernummer des Leistungsempfängers (des Anbieters oder Freiberuflers, der die Rechnung ausstellt) enthalten.
Die Rechnung muss einen Umsatzsteuersatz enthalten oder, falls Sie nicht verpflichtet/ermächtigt sind, Mehrwertsteuer zu erheben, einen Verweis auf das Gesetz, das dies klärt. Siehe unten für mehr zur Mehrwertsteuer.
Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie natürlich rechtlich in der Lage sind, Rechnungen auszustellen (Sie sind als Freiberufler oder Unternehmen registriert).
Wir raten Ihnen, qualifizierte Buchhaltungssoftware für Ihre Rechnungen zu verwenden, da diese das Einfügen der oben genannten Details auf eine Weise erleichtert, die in Ihrem Land rechtlich anerkannt ist. Falls erforderlich, haben wir auch eine nützliche Vorlage zur Erstellung einer Rechnung, die auf Gültigkeit in Belgien (wo All for Climate registriert ist) geprüft wurde, prüfen Sie jedoch bitte zusätzlich, ob sie auch in Ihrem Land legal ist.
Mehr zur Mehrwertsteuer
Die Mehrwertsteuer (VAT) in der Europäischen Union ist eine allgemeine, breit angelegte Verbrauchssteuer, die auf den Mehrwert von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Sie gilt mehr oder weniger für alle Waren und Dienstleistungen, die in der EU zum Gebrauch oder Verbrauch gekauft und verkauft werden. Daher unterliegen Waren, die für den Export verkauft werden, oder Dienstleistungen, die an Kunden im Ausland verkauft werden, normalerweise nicht der Mehrwertsteuer. Lesen Sie weitere Details zur Mehrwertsteuer auf der speziellen Webseite der EU.
Muss ich Mehrwertsteuer auf meine Rechnungen erheben?
Die Mehrwertsteuer wird am Verkaufsort erhoben. Kurz gesagt bedeutet dies, dass, wenn Sie die juristische Einheit sind, die eine Rechnung ausstellt, Sie die Mehrwertsteuer gemäß dem Gesetz des Landes erheben sollten, in dem Ihre juristische Einheit registriert ist. Überprüfen Sie Folgendes mit einem Buchhalter in diesem Land:
Wenn Sie für die Mehrwertsteuer registriert sind (d. h. wenn Sie eine Mehrwertsteuernummer haben), müssen Sie höchstwahrscheinlich den in Ihrem Land geltenden Standard-Mehrwertsteuersatz berechnen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedingungen kennen, unter denen Sie sich in Ihrem Land für die Mehrwertsteuer registrieren müssen (und somit verpflichtet wären, sie zu berechnen).
Wenn Ihr Mehrwertsteuersatz 0 ist, fügen Sie einen Verweis auf das Gesetz hinzu, das dies erläutert (warum Ihr Steuersatz 0 ist?) auf Ihrer Rechnung.
Wenn Sie nicht verpflichtet oder berechtigt sind, Mehrwertsteuer zu erheben (in vielen Ländern unterscheidet sich dies von einem Mehrwertsteuersatz von 0 %, überprüfen Sie dies daher ebenfalls sorgfältig), fügen Sie einen Verweis auf das Gesetz hinzu, das dies klärt.
Wenn Sie in einem EU-Mitgliedstaat registriert sind, kann jede qualifizierte Buchhaltungssoftware sicherstellen, dass Ihre Rechnungen gültig sind und helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden. Normalerweise berechnet die Software automatisch den entsprechenden Steuersatz, wenn Sie Ihre Mehrwertsteuernummer und die Ihres Kunden hinzufügen (oder angeben, dass der Kunde keine Mehrwertsteuernummer hat).
Wenn Sie außerhalb der EU ansässig sind, sind Sie verpflichtet, Mehrwertsteuer zu berechnen, zu deklarieren und an die EU zu zahlen. Sie müssen sich in dem One-Stop-Shop registrieren, den die EU zu diesem Zweck eingerichtet hat. Bitte besuchen Sie die Website und lesen Sie die Anweisungen auf dieser Seite sorgfältig. Beachten Sie, dass dies nur für juristische Personen außerhalb der EU gilt. Wenn Sie in der EU ansässig sind, gibt es spezielle Gesetze, denen Sie folgen müssen.
Prüfen Sie IMMER (IMMER) mit einem Buchhalter, der die relevanten Umsatzsteuergesetze in dem Land, in dem Sie registriert sind, kennt und Erfahrung im internationalen Handel hat (insbesondere mit Belgien und/oder der EU).
Was ist, wenn auf meiner Rechnung keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist?
Oft z. B. US-Technologieunternehmen berechnen auf ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer (Abonnements, Webhosting usw.), weil es in den USA keine Mehrwertsteuer gibt. Da sie jedoch jemandem in Europa Dienstleistungen erbringen, müssen Sie als juristische Person die Mehrwertsteuer über eine spezielle Steuererklärung zahlen. Da Ihr Kollektiv jedoch nicht registriert ist, können Sie das nicht tun. Daher bitten wir Sie, in Ihrem eigenen Namen zu abonnieren und das Geld als Erstattung zurückzufordern.
Auszahlungsarten und Details
Wir können Ausgaben erstatten oder Rechnungen per Banküberweisung oder PayPal bezahlen. Jede Auszahlungsart muss den Namen der erstatteten Person enthalten.
SCHRITT 2: LASSEN SIE IHRE AUSGABEN GENEHMIGEN
Wenn ein Mitglied des Kollektivs eine Ausgabe (Beleg oder Rechnung) eingereicht hat, ist deren Status OFFEN. Eine E-Mail wird automatisch an alle Administratoren Ihres Kollektivs gesendet, um sie einzuladen, diese zu genehmigen (oder zu kommentieren, um weitere Informationen anzufordern).
Der fiskalische Gastgeber hat keine Entscheidungsbefugnis bei der Genehmigung Ihrer Ausgabe (die Administratoren Ihres Kollektivs sind diejenigen, die Sie besser kennen, Ihrer Arbeit näher sind und besser beurteilen können, ob diese oder jene Ausgabe gültig ist und dem Kollektiv hilft, seine Mission zu erfüllen).
SCHRITT 3: ZAHLUNG ERHALTEN
Sobald die Ausgabe genehmigt ist und ausreichend Guthaben in Ihrem Kollektiv vorhanden ist, wird Ihre Ausgabe in der Liste der Ausgaben angezeigt, die BEREIT ZUR BEZAHLUNG sind . Einer der Administratoren des fiskalischen Gastgebers (https://opencollective.com/allforclimate) geht diese Liste jede Woche durch und erstattet die genehmigten Ausgaben. Solange der Beleg/die Rechnung legal ist und von einem der Administratoren Ihrer Gruppe genehmigt wurde und den Regeln für Transparenz und Rechenschaftspflicht entspricht (d. h. es handelt sich nicht um einen Pauschalbetrag, der an einen Zwischenhändler gesendet wird, um zu verschleiern, wie das Geld ausgegeben wird), wird sie bezahlt.
Sobald die Zahlung erfolgt ist, ändert sich der Status der Ausgabe zu BEZAHLT und der Kontostand Ihres Kollektivs wird automatisch aktualisiert.
Hinweis: Wann immer Sie Ihre Ausgabe bearbeiten, wird ihr Status wieder auf OFFEN gesetzt, damit die Administratoren sie erneut prüfen können. Nach Zahlung kann eine Ausgabe nur von den Administratoren bearbeitet werden.
Sobald Ihr Kollektiv wächst, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Ausgabenrichtlinie festzulegen, damit jeder in Ihrer Gemeinschaft weiß, was abzugsfähig ist, bis zu welchem Betrag und wer Ausgaben genehmigt. Sie können auch Unterkollektive für verschiedene Arbeitsgruppen erstellen, und jedes kann eigene Administratoren haben, die deren Ausgaben genehmigen.
Siehe zum Beispiel die Ausgabenrichtlinie von XR-Belgien.
FAQ
An wen sollten wir Rechnungen adressieren?
Sie müssen an das Kollektiv adressiert sein und die Adresse eines seiner Mitglieder verwenden (in der Regel die Person im Kollektiv, die die Beziehung zum Anbieter hat).
Wie viele Ausgaben können wir auf einmal einreichen?
Sie können bis zu 15 verschiedene Belege in einer Ausgabe hochladen. Sie müssen nicht für jeden Beleg, für den Sie eine Erstattung wünschen, eine separate Ausgabe erstellen.
Können wir Personen einstellen?
Nur als Auftragnehmer (Freiberufler). Sie müssen in der Lage sein, eine Rechnung einzureichen.
Können Kontoauszüge als Zahlungsnachweis dienen?
Wir können Kontoauszüge nicht als Zahlungsnachweis akzeptieren. Wir benötigen gültige Belege oder Rechnungen, um eine Zahlung zu bearbeiten.
Können wir Vorauszahlungen als Ausgaben einreichen?
Für jede Ausgabe benötigen wir einen ordnungsgemäßen Zahlungsnachweis, entweder in Form eines gültigen Belegs oder einer Rechnung. Wir können keine Vorauszahlungen verarbeiten, wenn keine Belege oder Rechnungen vorliegen.
Was ist, wenn jemand Schwierigkeiten hat, eine Ausgabe geltend zu machen oder nicht mit Open Collective arbeiten möchte?
Sie können auch Ausgaben für andere Personen/Organisationen vorbereiten, die erstattet werden müssen. Mehr dazu, wie man eine Drittpartei Schritt für Schritt einlädt, eine Ausgabe einzureichen, finden Sie hier. Es gibt auch eine allgemeine Schritt-für-Schritt-Anleitung von Open Collective, wie man Ausgaben einreicht hier.
Können wir das Geld außerhalb Europas ausgeben?
Geld außerhalb der Eurozone auszugeben ist schwierig. Für EU-Länder mit anderen Währungen (Schweden, Polen usw.) haben wir keine Probleme festgestellt, aber wenn Sie ein Produkt von anderswo kaufen müssen (z. B. ein Online-Abonnement), muss einer von Ihnen dafür bezahlen und es dann als Erstattung bei Ihrem Kollektiv einreichen. In jedem Fall empfehlen wir dringend, das Geld Ihres Kollektivs in der lokalen und nachhaltigen Wirtschaft auszugeben. Lesen Sie mehr dazu hier.
Kann ich verlangen, dass mir weniger als der Betrag der Ausgabe erstattet wird?
Ja. Wenn Sie die Ausgabe einreichen, können Sie einen beliebigen Betrag eingeben, der kleiner oder gleich dem auf dem tatsächlichen Beleg sichtbaren Betrag ist. Dies ist nützlich, wenn Sie Lebensmittel einkaufen und die Gesamtrechnung sowohl Artikel für Ihr Kollektiv als auch für Sie selbst enthält.
Wie verhält es sich mit Mehrwertsteuererstattungen?
Um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten, kann Ihr Kollektiv nur Spenden erhalten (auf die keine Mehrwertsteuer anfällt), und Sie können die bei Ihren Einkäufen gezahlte Mehrwertsteuer nicht zurückfordern. Wann immer ein Anbieter Ihrem Kollektiv eine Rechnung stellen muss, muss er die Mehrwertsteuer so hinzufügen, als ob er Ihnen als Privatperson in Rechnung stellen würde.
Welche Zahlungsmethoden unterstützen Sie?
Die schnellste und vielseitigste ist PayPal, da es uns ermöglicht, auf einen Knopf zu klicken und die Zahlung wird ausgeführt. Fallen PayPal-Gebühren an, werden diese vom Kollektiv bezahlt (siehe PayPal-Gebühren).
Andernfalls ist die zweitbeste Option eine einfache europäische SEPA-Überweisung unter Verwendung Ihrer IBAN-Nummer.
Zuletzt aktualisiert
War das hilfreich?