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# Wie ihr das Geld auf eurem Guthaben ausgebt
Unten finden Sie Anweisungen dazu, wie Sie Geld aus Ihrem gemeinsamen Guthaben ausgeben können. Die Nachverfolgung und Dokumentation von Ausgaben über Open Collective macht das alles ganz einfach: Alles ist transparent, und Berichte werden automatisch erstellt.
**Hinweis**: All for Climate hat eine nicht eingetragene Partnerschaft mit allen Kollektiven. Kollektive arbeiten in ihrem Budget autonom und behalten die volle Kontrolle über ihre Projekte.
**Das bedeutet, dass Sie All for Climate niemals Rechnungen für Aktivitäten innerhalb Ihres Kollektivs stellen oder diese in Rechnung stellen können**, da wir nicht Eigentümer Ihrer Aktivitäten sind. Sie sind Teil Ihres Kollektivs, nicht von All for Climate.
### SCHNELLE CHECKLISTE
Sind Sie bereit, Ihre Ausgabe einzureichen? Bitte werfen Sie einen letzten Blick darauf, ob alles auf dieser Checkliste enthalten ist.
* [ ] Die Rechnung ist [nicht an A4C adressiert](#option-2-invoices)
* [ ] Ich verwende nicht mein eigenes Konto, um [jemand anderem Geld zurückzuzahlen](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses/nviting-a-third-party-to-submit-an-expense)
* [ ] Ich habe weder einen Kontoauszug noch eine Angebotsanfrage hochgeladen
* [ ] Die Rechnung enthält einen [Steuerhinweis](#option-2-invoices)
* [ ] Die Rechnung enthält alle [Daten des Lieferanten](#option-2-invoices)
* [ ] Ich habe keine Auftragsbestätigung hochgeladen
* [ ] Ich habe die Rechnung in der darauf angegebenen Währung hochgeladen (und den integrierten Umrechner verwendet)
## GRUNDLAGEN
Dies sind die grundlegenden Schritte, um das Geld aus Ihrem Kollektivguthaben auszugeben:
* Jemand reicht eine [Ausgabe ein](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses).
* Es gibt zwei Hauptarten von Ausgaben:
* **Erstattungen eines im Voraus bezahlten Kaufs (mit Zahlungsbeleg)**
* **Rechnungen für bezahlte Dienstleistungen, die dem Kollektiv erbracht wurden**
* Ein Administrator des Kollektivs (jemand aus Ihrem Team) genehmigt sie.
* All for Climate prüft die eingereichte Ausgabe (bestätigt, dass die Ausgabe die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen erfüllt, z. B. dass ein gültiger Beleg vorliegt, ein klares Foto vorhanden ist, die Beträge übereinstimmen, die Rechnung rechtlich gültig ist usw.)
* Sie werden bezahlt.
## SCHRITT 1: REICHEN SIE IHRE AUSGABEN EIN
Jedes Mitglied des Kollektivs, das Geld ausgegeben hat, kann eine Ausgabe auf der Kollektivseite einreichen, indem es einen Beleg oder eine Rechnung als Zahlungsnachweis hochlädt.
### Option 1: Belege/Erstattungen 🛒
Belege sind für Dinge, die Sie für die Gemeinschaft kaufen und für die Sie erstattet werden müssen. Denken Sie an Lebensmittel, das Drucken von Flyern, Farbe für Banner usw.
**Bewahren Sie den Beleg auf. Machen Sie ein klares Foto davon** (stellen Sie sicher, dass er klar und gut lesbar ist) und reichen Sie ihn bei Ihrem Kollektiv ein (klicken Sie auf Ihrer Kollektivseite auf „Ausgabe einreichen“).
Eine gültige Ausgabe muss den Namen und die Adresse des Verkäufers, den Betrag, das Datum und die Beschreibung der gekauften Artikel sowie jede Umsatzsteuer (wie z. B. Mehrwertsteuer) klar ausgewiesen enthalten. [Weitere Informationen hier](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses).
### Option 2: Rechnungen 📄
Rechnungen werden verwendet, um Personen für eine Dienstleistung zu bezahlen (einen Anbieter, ein Unternehmen, einen Freelancer). Sie stellen die Administratoren des Kollektivs direkt für diese Dienstleistung in Rechnung. Wenn Sie eine Rechnung hochladen, gelten Sie als ein **Selbstständiger Auftragnehmer oder Freelancer.**
Die Rechnung muss die folgenden wesentlichen Informationen enthalten:
* Die Rechnung darf nicht an All for Climate adressiert sein (sie haben A4C keine Dienstleistung erbracht).
* Sie müssen den rechtlichen Namen des Kollektivadministrators und seine rechtliche Adresse angeben (in der Regel die Person im Kollektiv, die die Beziehung zum Anbieter hat).
* Die Rechnung muss den rechtlichen Namen, die Adresse und die Steuernummer des Begünstigten (des Anbieters oder Freelancers, der die Rechnung ausstellt) enthalten.
* **Die Rechnung muss einen Umsatzsteuersatz enthalten** oder, wenn Sie nicht verpflichtet/berechtigt sind, Mehrwertsteuer zu berechnen, einen Verweis auf das Gesetz, das dies klarstellt. Mehr zur Mehrwertsteuer siehe unten.
* Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie selbstverständlich rechtmäßig Rechnungen ausstellen dürfen (Sie sind als Freelancer oder Unternehmen registriert).
Wir empfehlen Ihnen, für Ihre Rechnungen eine qualifizierte Buchhaltungssoftware zu verwenden, da sie es erleichtert, die oben genannten Angaben auf Ihrer Rechnung in einer in Ihrem Land rechtlich akzeptierten Form zu erfassen.
### Mehr zur Mehrwertsteuer
Die Value Added Tax, oder VAT, in der Europäischen Union ist eine allgemeine, breit angelegte Verbrauchssteuer, die auf den Wertzuwachs von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Sie gilt mehr oder weniger für alle Waren und Dienstleistungen, die in der Europäischen Union zum Gebrauch oder Verbrauch gekauft und verkauft werden. Daher unterliegen Waren, die für den Export verkauft werden, oder Dienstleistungen, die an Kunden im Ausland verkauft werden, normalerweise nicht der Mehrwertsteuer. [Lesen Sie weitere Details zur Mehrwertsteuer auf der speziellen Webseite der EU](https://taxation-customs.ec.europa.eu/what-vat_en).
#### Muss ich auf meinen Rechnungen Mehrwertsteuer berechnen?
Die Mehrwertsteuer wird am Verkaufsort erhoben. Kurz gesagt bedeutet dies, dass Sie, wenn Sie die juristische Person sind, die eine Rechnung ausstellt, die Mehrwertsteuer gemäß den gesetzlichen Vorschriften des Landes berechnen sollten, in dem Ihre juristische Person registriert ist. Prüfen Sie Folgendes mit einem Steuerberater in diesem Land:
* Wenn Sie für die Mehrwertsteuer registriert sind (d. h. wenn Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben), müssen Sie höchstwahrscheinlich den regulären Mehrwertsteuersatz in Ihrem Land berechnen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedingungen kennen, unter denen Sie sich in Ihrem Land für die Mehrwertsteuer registrieren müssen (und daher verpflichtet wären, sie zu berechnen).
* Wenn Ihr Mehrwertsteuersatz 0 beträgt, fügen Sie auf Ihrer Rechnung einen Verweis auf das Gesetz hinzu, das dies klarstellt (warum beträgt Ihr Steuersatz 0?).
* Wenn Sie nicht verpflichtet oder berechtigt sind, Mehrwertsteuer zu berechnen (in vielen Ländern ist dies etwas anderes als ein Mehrwertsteuersatz von 0 %, also prüfen Sie das ebenfalls sorgfältig), fügen Sie einen Verweis auf das Gesetz hinzu, das dies klarstellt.
* Wenn Sie in einem EU-Mitgliedstaat registriert sind, kann jede qualifizierte Buchhaltungssoftware sicherstellen, dass Ihre Rechnungen gültig sind, und dabei helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Ihres Kunden hinzufügen (oder angeben, dass der Kunde keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat), berechnet die Software in der Regel automatisch den passenden Steuersatz.
* Wenn Sie außerhalb der EU ansässig sind, sind Sie verpflichtet, Mehrwertsteuer zu berechnen, sie zu erklären und an die EU abzuführen. Sie müssen sich im [One-Stop-Shop](https://vat-one-stop-shop.ec.europa.eu/one-stop-shop_en) der von der EU zu diesem Zweck eingerichtet wurde, registrieren, um dies zu tun. Bitte besuchen Sie die Website und lesen Sie die Anweisungen auf dieser Seite sorgfältig durch. Beachten Sie, dass dies nur für juristische Personen außerhalb der EU gilt. Wenn Sie in der EU ansässig sind, müssen Sie eine spezielle Gesetzgebung befolgen.
* Prüfen Sie immer (IMMER) noch einmal mit einem Steuerberater, der die relevanten Umsatzsteuergesetze im Land kennt, in dem Sie registriert sind, und Erfahrung im internationalen Handel hat (insbesondere mit Belgien und/oder der EU).
**Was ist, wenn auf meiner Rechnung keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist?**
Oft berechnen z. B. US-Tech-Unternehmen auf ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer (Abonnements, Website-Hosting usw.), weil es in den USA keine Mehrwertsteuer gibt. Da sie jedoch jemanden in Europa bedienen, müssen Sie als juristische Person die Mehrwertsteuer über eine spezielle Steuererklärung zahlen. Da Ihr Kollektiv jedoch nicht registriert ist, können Sie das nicht tun. Daher bitten wir Sie, auf Ihren eigenen Namen zu abonnieren und das Geld als Erstattung zurückzufordern.
### Auszahlungsarten und -details
Wir können Ausgaben per Banküberweisung oder PayPal erstatten oder Rechnungen bezahlen. Jede Auszahlungsmethode muss den Namen der erstatteten Person enthalten.
## SCHRITT 2: LASSEN SIE IHRE AUSGABEN GENEHMIGEN
Wenn ein Mitglied des Kollektivs eine Ausgabe (Beleg oder Rechnung) eingereicht hat, ist ihr Status `AUSSTEHEND`. Eine E-Mail wird automatisch an alle Administratoren Ihres Kollektivs gesendet, um sie aufzufordern, sie zu genehmigen (oder sie zu kommentieren, um weitere Informationen anzufordern).
**Der Fiscal Host hat keine Entscheidungsbefugnis bei der Genehmigung Ihrer Ausgabe** (die Administratoren Ihres Kollektivs kennen Sie besser, stehen Ihrer Arbeit näher und können besser beurteilen, ob diese oder jene Ausgabe gültig ist und dem Kollektiv hilft, seine Mission zu erfüllen).
## SCHRITT 3: LASSEN SIE SICH BEZAHLEN
Sobald sie genehmigt wurde und ausreichend Guthaben in Ihrem Kollektiv vorhanden ist, erscheint Ihre Ausgabe in der Liste der Ausgaben, die `BEREIT ZUR ZAHLUNG` . Einer der Administratoren des Fiscal Host () geht diese Liste jede Woche durch und erstattet die genehmigten Ausgaben. Solange Beleg/Rechnung rechtlich gültig ist und von einem der Administratoren Ihrer Gruppe genehmigt wurde und die Regeln für Transparenz und Rechenschaftspflicht einhält (d. h. es handelt sich nicht um einen pauschalen Betrag, der an einen Vermittler geschickt wird, um zu verschleiern, wie das Geld ausgegeben wird), wird sie bezahlt.
Sobald die Zahlung erfolgt ist, ändert sich der Status der Ausgabe zu `BEZAHLT` und das Guthaben Ihres Kollektivs wird automatisch aktualisiert.
Hinweis: Wenn Sie Ihre Ausgabe bearbeiten, wechselt ihr Status wieder zu `AUSSTEHEND` damit die Administratoren sie erneut prüfen können. Sobald eine Ausgabe bezahlt wurde, kann sie nur von den Administratoren bearbeitet werden.
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Sobald Ihr Kollektiv wächst, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Ausgabenrichtlinie festzulegen, damit alle in Ihrer Gemeinschaft wissen, was abgerechnet werden kann, bis zu welchem Betrag und wer Ausgaben genehmigen darf. Sie können auch Unterkollektive für verschiedene Arbeitsgruppen erstellen, und jedes kann seine eigenen Administratoren haben, die ihre Ausgaben genehmigen.
Siehe zum Beispiel die [Ausgabenrichtlinie von XR-Belgium](https://docs.extinctionrebellion.be/finance/expense-policy).
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## FAQ
#### An wen sollten wir Rechnungen adressieren?
Sie müssen an das Kollektiv adressiert sein und die Adresse eines seiner Mitglieder verwenden (in der Regel die Person im Kollektiv, die die Beziehung zum Anbieter hat).
#### Wie viele Ausgaben können wir auf einmal geltend machen?
Sie können bis zu 15 verschiedene Belege in einer Ausgabe hochladen. Sie müssen nicht für jeden Beleg, den Sie erstattet bekommen möchten, eine separate Ausgabe erstellen.
#### Können wir Leute einstellen?
Nur als Auftragnehmer (Freelancer). Sie müssen in der Lage sein, eine Rechnung einzureichen.
#### Können Kontoauszüge als Zahlungsnachweis dienen?
Wir können Kontoauszüge nicht als Zahlungsnachweis akzeptieren. Wir benötigen gültige Belege oder Rechnungen, um eine Zahlung zu verarbeiten.
#### Können wir Vorauszahlungen als Ausgaben einreichen?
Für jede Ausgabe benötigen wir einen ordnungsgemäßen Zahlungsnachweis, also entweder einen gültigen Beleg oder eine Rechnung. Wir können keine Vorauszahlungen verarbeiten, wenn keine Belege oder Rechnungen vorhanden sind.
**Was ist, wenn es jemandem schwerfällt, eine Ausgabe geltend zu machen, oder er/sie nicht mit Open Collective arbeiten möchte?**
Sie können auch Ausgaben für andere Personen/Organisationen vorbereiten, die erstattet werden müssen. Mehr dazu, wie man Schritt für Schritt eine Drittpartei einlädt, eine Ausgabe einzureichen, finden Sie [hier](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses/nviting-a-third-party-to-submit-an-expense). Es gibt auch eine allgemeine Schritt-für-Schritt-Anleitung von Open Collective zum Einreichen von Ausgaben [hier](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses).
#### Können wir das Geld außerhalb Europas ausgeben?
Geld außerhalb der Eurozone auszugeben, ist schwierig. Bei EU-Ländern mit anderen Währungen (Schweden, Polen usw.) haben wir keine Probleme, aber wenn Sie ein Produkt von anderswo kaufen müssen (z. B. ein Online-Abonnement), muss einer von Ihnen dafür bezahlen und es dann Ihrem Kollektiv als Erstattung einreichen. In allen Fällen empfehlen wir dringend, das Geld Ihres Kollektivs in der lokalen und nachhaltigen Wirtschaft auszugeben. Lesen Sie mehr darüber [hier](/all-for-climate/de/collectives/spending-money/geld-in-aussereuropaische-lander-senden.md).
#### Kann ich mir einen geringeren Betrag als den der Ausgabe erstatten lassen?
Ja. Wenn Sie die Ausgabe einreichen, können Sie einen beliebigen Betrag eingeben, der niedriger oder gleich dem auf dem tatsächlichen Beleg sichtbaren Betrag ist. Das ist nützlich, wenn Sie Lebensmittel einkaufen und am Ende eine Gesamtrechnung mit Dingen für Ihr Kollektiv und Dingen für sich selbst haben.
#### Wie steht es mit der Mehrwertsteuer-Erstattung?
Um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten, kann Ihr Kollektiv nur Spenden erhalten (auf die keine Mehrwertsteuer anfällt), und Sie können die Mehrwertsteuer auf Ihre Einkäufe nicht zurückbekommen. Wann immer ein Anbieter Ihrem Kollektiv eine Rechnung ausstellen muss, muss er die Mehrwertsteuer so hinzufügen, als würde er Ihnen als Privatperson eine Rechnung stellen.
#### Welche Zahlungsmethoden unterstützen Sie?
Wir unterstützen Banküberweisung, WISE und PayPal.
Am schnellsten und vielseitigsten sind WISE und PayPal. Wenn Sie PayPal wählen, müssen Sie Ihr Konto verifizieren, bevor wir die Zahlung vornehmen können. Falls PayPal-Gebühren anfallen, werden diese vom Kollektiv bezahlt (siehe [PayPal-Gebühren](https://www.paypal.com/be/webapps/mpp/paypal-fees?locale.x=en_BE)).
Für WISE- und SEPA-Banküberweisungen benötigen wir die IBAN-Nummer mit dem korrekt angegebenen registrierten Namen.
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# Agent Instructions
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```
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`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
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