🛁Inaktive Kollektive bereinigen
🧹 Richtlinie zur Bereinigung inaktiver Kollektive
Gültig ab: 1. Januar 2025 Jährliche Überprüfung: Jeden Januar Verantwortliche: All For Climate (A4C) ASBL Umsetzer: All For Climate Back Office unterstützt Person oder Team Relevante Klausel: Klausel 6.1 der Kooperationsvereinbarung Benötigte Daten: Liste der Kollektive mit Datum der letzten Aktivität + Admin-E-Mails (Export von OC)
🎯 Zweck
Diese Richtlinie stellt sicher, dass All For Climate ein aktives, transparentes und wirkungsvolles Ökosystem von Kollektiven pflegt. Sie beschreibt den jährlichen Prozess zur Identifizierung, Überprüfung und Archivierung inaktiver Kollektive und klärt das Verfahren zur Umverteilung nicht verwendeter Mittel an weiterhin aktive Kollektive.
📅 Jährlicher Überprüfungsprozess
Zeitpunkt: Jeden Januar
Kriterien für Inaktivität:
In den letzten 12 Monaten wurden keine Ausgaben ausgezahlt
Keine sichtbare Aktivität oder Engagement
Keine aktuellen Aktualisierungen oder Kommunikation vom Kollektiv
✉️ Kommunikationsablauf
Als inaktiv identifizierte Kollektive werden über einen vierstufigen E-Mail-Prozess kontaktiert:
Schritt 1: Erste Kontaktaufnahme (Anfang Januar)
E-Mail 1 wird an Kollektive mit einem Nullbudget gesendet.
E-Mail 2 wird an Kollektive gesendet mit verbleibenden Mitteln.
Kollektive werden gebeten zu bestätigen, ob sie noch aktiv sind.
Wenn sie schließen möchten, werden sie gebeten, ihr Kollektiv zu archivieren und dies per E-Mail zu bestätigen.
Für Kollektive mit verbleibenden Mitteln, erhalten sie drei Optionen zur Verwendung ihres Guthabens:
Gültige Belege für förderfähige Ausgaben hochladen
An ein anderes von A4C gehostetes Kollektiv spenden
An die A4C-Treasury spenden (wird für Notfall-/außerordentliche Initiativen verwendet)
Antwortfrist: 30 Tage
Schritt 2: Erste Erinnerung (30 Tage nach Datum)
E-Mail 3 wird als Folge-E-Mail gesendet.
Das Kollektiv wird an die Optionen und die Frist erinnert.
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Ausbleiben der Antwort zur Archivierung des Kollektivs und zur Übertragung der verbleibenden Mittel an die A4C-Treasury führen wird, in Übereinstimmung mit Klausel 6.1 der Kooperationsvereinbarung.
Schritt 3: Letzte Mahnung (60 Tage nach der ersten E-Mail)
E-Mail 4 wird als letzte Mahnung gesendet.
A4C wird das Kollektiv nicht mehr hosten und verbleibende Mittel an die A4C-Treasury umverteilen.
Kollektive werden eingeladen, sich erneut zu bewerben, falls sie ihr Projekt in Zukunft reaktivieren möchten.
💶 Umgang mit verbleibenden Mitteln
Kollektive mit Nullsaldo: Automatisch archiviert, wenn innerhalb von 60 Tagen keine Antwort erfolgt.
Kollektive mit Mitteln unter 1.000 €: Mittel werden nach 60 Tagen ohne Antwort an die A4C-Treasury übertragen.
Kollektive mit Mitteln über 1.000 €:
Eine zusätzliche Kontaktierungsrunde wird über Social Media oder andere Plattformen durchgeführt.
Wenn weiterhin keine Antwort erfolgt nach 6 Monaten, werden die Mittel an die A4C-Treasury übertragen.
📌 Zusätzliche Hinweise
Transparenz: Alle Umverteilungen in die A4C-Treasury werden transparent auf dem OC-Profil von A4C protokolliert.
Kulanzfrist: Kollektive, die sich verspätet melden, können nach Ermessen von A4C eine 14-tägige Nachfrist erhalten, um Maßnahmen zu ergreifen.
Gerechtigkeitsüberlegung: Wenn Anzeichen bestehen, dass das Kollektiv eine marginalisierte Gemeinschaft unterstützt oder auf Barrieren in der digitalen Kommunikation gestoßen ist, kann vor der Archivierung zusätzlicher Aufwand unternommen werden, um erneut Kontakt aufzunehmen.
📜 Referenz: Klausel 6.1 der Kooperationsvereinbarung
In Fällen, in denen ein Kollektiv über einen längeren Zeitraum inaktiv und nicht antwortend wird, behält sich All For Climate das Recht vor, das Kollektiv zu archivieren und verbleibende Mittel an die A4C-Treasury umzuleiten, damit diese für abgestimmte Initiativen verwendet werden, wie von der Gemeinschaft definiert.
📨 Kontakt
Für Fragen oder Klarstellungen kontaktieren Sie uns unter [email protected]
Um sich erneut zu bewerben, besuchen Sie: opencollective.com/allforclimate/apply
E-MAILS
E-Mail 1
KOLLEKTIVE MIT NULLSALDO
https://allforclimate.ghost.io/ghost/#/editor/post/6737641bbe477a000167c584 Ist Ihr Kollektiv noch aktiv?
Liebe/r Admin des Kollektivs xxx (Link zum Kollektiv)
Wir haben festgestellt, dass Sie seit über einem Jahr keine Ausgaben ausgezahlt haben und Ihr Kontostand null ist. Wir möchten daher nachfragen, ob Sie noch Aktivitäten planen? Von außen erscheint das Kollektiv inaktiv und wir führen eine große Überprüfung aller A4C-Kollektive durch.
JA, wir sind weiterhin sehr aktiv!🌞Wenn Sie planen, in naher Zukunft am Projekt weiterzuarbeiten, antworten Sie bitte auf diese Nachricht, um uns dies mitzuteilen.
NEIN, wir möchten unser Kollektiv schließen!😶🌫️Wenn Sie Ihr Kollektiv schließen möchten, archivieren Sie bitte Ihr Kollektiv und informieren Sie uns, indem Sie auf diese Nachricht antworten.
💡
Bitte antworten Sie innerhalb von 30 Tagen. Wenn wir nichts von Ihnen hören, wird Ihr Kollektiv gemäß Klausel 6.1. der Kooperationsvereinbarung archiviert..
Mit freundlichen Grüßen
Das All For Climate-Team🌻
E-Mail 2
https://allforclimate.ghost.io/ghost/#/editor/post/66cf6c4210925c0001b0da0e
Ist Ihr Kollektiv noch aktiv?Liebe/r Admin des Kollektivs xxx (Link zum Kollektiv)
Wir haben festgestellt, dass Sie seit über einem Jahr keine Ausgaben ausgezahlt haben und möchten daher nachfragen, ob Sie noch Aktivitäten planen? Von außen wirkt das Kollektiv inaktiv und wir führen eine umfassende Überprüfung aller A4C-Kollektive durch.
JA, wir sind weiterhin sehr aktiv!🌞Wenn Sie planen, in naher Zukunft am Projekt weiterzuarbeiten, antworten Sie bitte auf diese Nachricht, um uns dies mitzuteilen.
NEIN, wir möchten unser Kollektiv schließen!😶🌫️Wenn Sie Ihr Kollektiv schließen möchten, archivieren Sie bitte Ihr Kollektiv und informieren Sie uns, indem Sie auf diese Nachricht antworten.
Haben Sie noch verbleibende Mittel? Es gibt 3 Optionen:
Die verbleibenden Mittel ausgeben, indem Sie gültige Belege hochladen.
An jedes andere Kollektiv spenden, das von All For Climate gehostet wird (gehen Sie einfach zum Kollektiv Ihrer Wahl und spenden Sie im Namen Ihrer Organisation).
Die Mittel spenden an die Treasury von All For Climate. Die Treasury von All For Climate wird für Notfall- und außerordentliche Initiativen verwendet, die A4C direkt zugutekommen, nachdem ein Vorschlag eingereicht und genehmigt wurde.
💡
Bitte antworten Sie innerhalb von 30 Tagen. Wenn wir nichts von Ihnen hören, werden die verbleibenden Mittel an die Treasury von All For Climate übertragen (siehe oben). In diesem Fall wird Ihr Kollektiv archiviert.
Mit freundlichen Grüßen
Das All For Climate-Team🌻
E-Mail 3
https://allforclimate.ghost.io/ghost/#/editor/post/67978a8a39bec3000161ba10
Erinnerung: Ist Ihr Kollektiv noch aktiv?Liebe/r Admin des Kollektivs xxx
Wir folgen auf unsere erste E-Mail, die am xxxx gesendet wurde.
Da wir innerhalb von 30 Tagen nach Versand der ersten E-Mail keine Antwort erhalten haben, bitten wir erneut darum, Ihre zukünftigen Pläne mitzuteilen, andernfalls werden wir die fiskalische Förderung gemäß unseren Bedingungen der fiskalischen Förderung beenden (hier), und Ihr Kollektiv nicht mehr hosten.
JA, wir sind weiterhin sehr aktiv!🌞Wenn Sie planen, in naher Zukunft am Projekt weiterzuarbeiten, antworten Sie bitte auf diese Nachricht, um uns dies mitzuteilen.
NEIN, wir möchten unser Kollektiv schließen!😶🌫️Wenn Sie Ihr Kollektiv schließen möchten, archivieren Sie bitte Ihr Kollektiv und informieren Sie uns, indem Sie auf diese Nachricht antworten.
Haben Sie noch verbleibende Mittel? Es gibt 3 Optionen:
Einen gültigen Beleg hochladen und das Geld ausgeben.
An jedes andere Kollektiv spenden, das von All For Climate gehostet wird (gehen Sie einfach zum Kollektiv Ihrer Wahl und spenden Sie im Namen Ihrer Organisation).
Die Mittel spenden an die Treasury von All For Climate. Die Treasury von All For Climate wird für Notfall- und außerordentliche Initiativen verwendet, die A4C direkt zugutekommen, nachdem ein Vorschlag eingereicht und genehmigt wurde.
💡
Bitte antworten Sie innerhalb von 30 Tagen. Wenn wir nichts von Ihnen hören, werden die verbleibenden Mittel an die Treasury von All For Climate übertragen (siehe oben). In diesem Fall wird Ihr Kollektiv gemäß Klausel archiviert 6.1. der Kooperationsvereinbarung archiviert..
Mit freundlichen Grüßen
Das All For Climate-Team🌻
E-Mail 4
https://allforclimate.ghost.io/ghost/#/editor/post/6797970039bec3000161ba19
Archivierung Ihres inaktiven KollektivsLiebe/r Admin des Kollektivs xxx
Wir verfolgen unsere 2 vorherigen E-Mails nach, die am xx/12/2024 und 27/01/2025 gesendet wurden (siehe unten).
Da wir innerhalb von 60 Tagen nach Versand beider E-Mails keine Antwort erhalten haben, werden wir die fiskalische Förderung gemäß unseren Bedingungen der fiskalischen Förderung beenden (hier), und Ihr Kollektiv nicht mehr hosten. Die verbleibenden Mittel Ihres Kollektivs werden an die Treasury von All For Climate übertragen, wie in den vorherigen E-Mails mitgeteilt.
Wenn Sie dieses Projekt weiterhin aktiv halten möchten, können Sie sich jederzeit über diesen Link erneut für die fiskalische Förderung bewerben - opencollective.com/allforclimate/apply
Danke, dass Sie Teil von All For Climate sind. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen haben. Sie erreichen uns direkt unter [email protected].
Mit freundlichen Grüßen
Das All For Climate-Team🌻
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