🦸♀️Rechte & Verantwortlichkeiten als Admin
👥 Richtlinie zu Admin-Verantwortlichkeiten
Gilt für: Alle Kollektive, die finanziell von All For Climate getragen werden Inkrafttretensdatum: Juni 2025 Eigentümer: All For Climate ASBL Umsetzer: All For Climate Back Office unterstützt Person oder Team Überprüft: Jährlich oder nach Bedarf - aktualisiert im Juli 2026 Referenzdokumente:
🎯 Zweck
Diese Richtlinie legt die Verantwortlichkeiten der Admins von Kollektiven dar, die von All For Climate (A4C) beherbergt werden. Admins spielen eine wichtige Rolle bei der Verwaltung der Finanzen ihres Kollektivs, stellen die Einhaltung gesetzlicher und ethischer Vorgaben sicher und fungieren als Brücke zwischen A4C und der breiteren Kollektivgemeinschaft.
📌 Wer ist ein Admin?
Ein Admin ist jede Person, die auf der Open-Collective-Seite eines Kollektivs mit administrativen Rechten aufgeführt ist. Admins:
Vertreten das Kollektiv in finanziellen und kommunikativen Angelegenheiten gegenüber A4C.
Haben die Befugnis, Ausgaben, Budgets und Projektmittel zu verwalten.
Werden erwartet, die Werte und den rechtlichen Rahmen von A4C einzuhalten.
✅ Aufgaben der Admins
Von A4C beherbergte Kollektive werden von ihren Admins erwartet:
Mindestens zwei aktive Admins beibehalten auf der Open-Collective-Seite des Kollektivs, um Kontinuität und geteilte Verantwortung sicherzustellen. Wir empfehlen, mehr zu haben, um die Verantwortung zu teilen, ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis zu haben und von Zeit zu Zeit zu wechseln.
Admins, die das Kollektiv verlassen oder die Rolle nicht länger erfüllen möchten, sollten sich selbst von der Plattform entfernen. Falls nötig, sollten sie durch einen anderen aktiven Admin ersetzt werden. Wenn es eine Änderung im Admin-Team gibt, sollte die Kooperationsvereinbarung bei Bedarf aktualisiert werden, wobei sichergestellt wird, dass die beiden aktiven Admins die Personen sind, die durch die unterzeichnete Vereinbarung abgedeckt sind.
Admins überwachen, ob die Kontaktdaten der anderen Admins weiterhin gültig sind und ob alle aufgeführten Admins weiterhin erreichbar sind. Ein Admin, dessen E-Mail-Adresse nicht mehr funktioniert oder der nicht kontaktiert werden kann, gilt als inaktiver Admin und sollte entfernt oder ersetzt werden.
A4C wird die Kontaktdaten der Admins jährlich überprüfen, um die Admin-Informationen des Kollektivs korrekt und aktuell zu halten. Wenn die E-Mail-Adresse eines Admins nicht mehr aktiv ist oder der Admin nicht erreicht werden kann, wird das Kollektiv gebeten, die Kontaktdaten zu aktualisieren, den inaktiven Admin zu entfernen oder bei Bedarf einen neuen aktiven Admin zu benennen, um die Mindestanforderung von zwei aktiven Admins aufrechtzuerhalten. A4C wird die betroffenen Kollektive per E-Mail kontaktieren und ihnen 30 Tage Zeit geben, zu antworten und ihre Admin-Daten zu aktualisieren. Wenn nach einer Erinnerung und einer zusätzlichen Frist von 30 Tagen weiterhin keine Antwort erfolgt, kann A4C den Zugriff des inaktiven Admins entfernen, um korrekte und sichere Plattformaufzeichnungen aufrechtzuerhalten.
Jeder einzelne Admin muss sein eigenes persönliches Admin-Konto verwenden. Eine Person sollte nur mit einem Admin-Konto verbunden sein, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftspflicht sicherzustellen. Geteilte Konten oder mehrere Konten für dieselbe Person sind nicht erlaubt.
Die Kooperationsvereinbarung unterschreiben mit A4C. Jeder neu hinzugefügte Admin muss A4C benachrichtigen und die Vereinbarung beim Eintritt in das Admin-Team unterzeichnen. Es wird außerdem einen weiteren Onboarding-Call geben, um den Admin über die Plattform, rechtliche Aspekte usw. zu informieren.
A4C über wichtige Änderungen informieren, einschließlich:
Jede Änderung im Admin-Team.
Wenn das Kollektiv inaktiv wird oder beabsichtigt, zu schließen.
Jede größere Initiative (z. B. Förderanträge).
Ausgaben prüfen und genehmigen, wobei sichergestellt wird, dass sie:
Die ordnungsgemäße Dokumentation enthalten (Quittungen, Rechnungen usw.).
Mit dem Zweck und der Mission des Kollektivs vereinbar sind.
Die eigenen Ausgaben nicht genehmigen. Ausgaben müssen von einem anderen Admin überprüft werden, um finanzielle Transparenz sicherzustellen und Interessenkonflikte zu vermeiden.
Projekte erstellen auf der Kollektivseite, wenn große Fördermittel oder Finanzierungen für bestimmte Initiativen eingehen, um Budgets transparent zu verwalten.
Fristen und Berichtspflichten beachten, insbesondere bei Fördermitteln, zweckgebundenen Spenden oder zeitlich befristeten Aktivitäten.
💬 Kommunikation & Beteiligung
Admins werden ermutigt:
Jederzeit A4C unter [email protected] für Unterstützung, Fragen oder Anliegen zu kontaktieren.
An den halbjährlichen Gemeinschaftsversammlungen von A4C teilzunehmen, bei denen Updates, Entscheidungen und Beiträge des Kollektivs geteilt werden.
Vorschläge und Feedback teilen, um die Dienste und Richtlinien von A4C zu verbessern.
Für den Newsletter von A4C anmelden, um über die neuesten Funktionen von Open Collective und Aktualisierungen von A4C informiert zu bleiben
⚠ Rechenschaftspflicht & Werte
Wie in der Wertepolitik und der rechtlichen Vereinbarung von A4C dargelegt, wird von Admins erwartet:
Mit Transparenz, Respekt und Integrität handeln.
Die geltenden Gesetze einhalten und Mittel nur für die Mission ihres Kollektivs verwenden.
Im Falle einer Beschwerde, Prüfung oder Untersuchung mit A4C zusammenarbeiten.
📝 Zusammenfassung
Mindestanzahl aktiver Admins
Mindestens 2 aktive Admins erforderlich
Verwaltung des Admin-Zugriffs
Admins müssen die Admin-Liste aktuell halten und inaktive oder nicht erreichbare Admins entfernen
Admin-Konten
Eine Person = ein Admin-Konto; geteilte Konten sind nicht erlaubt
A4C über Änderungen informieren
Ja (Änderungen im Admin-Team, Inaktivität, wichtige Aktualisierungen)
Die Vereinbarung unterschreiben
Ja (jeder Admin muss unterschreiben)
Ausgabenprüfung
Admins können ihre eigenen Ausgaben nicht genehmigen
Ausgabenkonformität
Muss den Ausgabenrichtlinien von A4C folgen
Projekttrennung
Erforderlich bei größeren Finanzierungen oder Fördermitteln
Kommunikation
Offene Kontaktmöglichkeit über [email protected]
Gemeinschaftsbeteiligung
Wird ermutigt, an halbjährlichen Versammlungen teilzunehmen, den Newsletter zu abonnieren und Vorschläge einzubringen
Zuletzt aktualisiert
War das hilfreich?