# Unbekannte Spenden ***Gültig ab:** Juni 2025*\ \&#xNAN;***Verantwortliche:** All For Climate (A4C) ASBL*\ \&#xNAN;***Umsetzer**: All For Climate Back Office unterstützt Person oder Team*\ \&#xNAN;***Überprüft:** Jährlich oder nach Bedarf*\ \&#xNAN;***Kontakt:** * ### 🎯 Zweck {% hint style="info" %} Diese Richtlinie regelt, wie All For Climate (A4C) mit finanziellen Beiträgen umgeht, die direkt per Banküberweisung eingehen und **nicht korrekt zugeordnet** zu einem bestimmten Kollektiv über die Open Collective-Plattform. Ziel ist es, Transparenz, Fairness und konsistente Kommunikation zu gewährleisten und gleichzeitig die Integrität der Spendenflüsse und die finanzielle Verantwortung zu schützen. {% endhint %} *** ### 📥 Was ist eine unbekannte Spende? Eine **unbekannte Spende** ist jeder Betrag, der direkt auf A4C’s Bankkonto eingeht **ohne gültigen Referenzcode** oder klare Kollektividentifikation, wodurch er vorübergehend nicht zugewiesen werden kann. Beispiele umfassen: * Banküberweisungen ohne Nutzung des Open Collective-Spendenablaufs (und damit ohne Referenz). * Fehlende oder falsche Referenzcodes aus dem OC-Ablauf. * Beschreibungen, die einen allgemeinen Kollektivnamen erwähnen, aber kein passender Eintrag gefunden wird (wir hosten viele verschiedene XR-Gruppen) * Überweisungen von unbekannten oder anonymen Spendern. *** ### 🧾 Vorgehensweise #### **1. Erfassung der Spende** Alle nicht identifizierten Spenden werden: * Auf einer zentralen Notion-Seite mit dem Titel „Unknown Contributions“ protokolliert. * Mit verfügbaren Metadaten erfasst: Absendername, Datum, Betrag und alle enthaltenen Referenznachrichten. #### **2. Abgleichversuche** Die Back-Office-Person versucht, die Spende zuzuordnen durch: * Suche auf der Open Collective-Plattform nach jüngsten Spenden mit ähnlichen Beträgen. * Überprüfung von Beschreibungen, die den Namen des Kollektivs enthalten könnten. #### **3. Kontaktaufnahme mit dem Spender** Wenn persönliche Angaben verfügbar sind (z. B. Organisationsname auf der Zahlungsaufzeichnung): * Der Spender wird recherchiert, um Kontaktdaten zu finden, und kontaktiert, um zu bestätigen, für welches Kollektiv die Mittel bestimmt waren. Hinweis: nur möglich bei spendenden Organisationen #### 4. Kontaktaufnahme mit dem Kollektiv Wenn ein vernünftiger Hinweis darauf besteht, welches Kollektiv der beabsichtigte Empfänger sein könnte, werden wir proaktiv auf dieses zugehen und fragen, ob sie eine Spende erwarten. Können sie bestätigen: * den erwarteten Betrag, * die Identität des Spenders (oder eine nahe Übereinstimmung), und * den Zeitpunkt der Überweisung,\ dann werden wir den Beitrag entsprechend zuordnen. *** ### ⏳ Aufbewahrungsfrist * Spenden, die **nicht zugeordnet oder beansprucht werden können** werden in einer Aufbewahrungskategorie „Unknown Contributions“ gehalten für **bis zu 6 Monate** ab dem Empfangsdatum. * Wenn ein Spender oder Kollektiv **die Spende innerhalb dieses Zeitraums beansprucht** und die Absicht vernünftig nachweisen kann, werden die Mittel entsprechend zugewiesen. *** ### 💰 Umverteilung nicht beanspruchter Mittel {% hint style="warning" %} Wenn nach **6 Monaten**, keine gültige Anspruchstellung erfolgt, wird die Spende: \ \- Umverteilt an das **All For Climate Treasury**, im Einklang mit unserer Mission, Gemeinschaftsinitiativen und Notfallfinanzierungsbedürfnisse zu unterstützen. \ \- Im Notion-Protokoll mit einem abschließenden Status als erledigt markiert. {% endhint %} *** ### 📣 Kommunikation mit Spendern & Prävention Um die Häufigkeit unbekannter Spenden zu verringern: * Wird A4C alle Kollektive und Spender daran erinnern, nur über die Open Collective-Seite ihres Kollektivs zu spenden**e**, wo automatisch ein eindeutiger Zahlungsreferenzcode generiert wird. * Diese Erinnerung wird auch in den A4C-Dokumenten veröffentlicht *** ### ⚠️ Empfehlungen zum Beanspruchen einer Spende Um eine Spende zu beanspruchen, muss ein Spender oder ein Kollektiv-Admin: * Das beabsichtigte Kollektiv angeben * Den gespendeten Betrag bestätigen * Einen Zahlungsnachweis vorlegen (Banküberweisungsbestätigung oder Screenshot) → wenn sie selbst hervortreten und der Name deutlich von dem auf dem Bankkonto abweicht * Kontakt **** *** ### 📘 Transparenz * Jede nicht beanspruchte Spende und deren Klärung werden transparent auf der Treasury-Seite von All For Climate auf OC dokumentiert * Daher wird sie auch in A4C’s **jährlichen Finanzberichten** *** ### 📝 Änderung & Ausnahmen All For Climate behält sich das Recht vor, diese Richtlinie basierend auf Volumen, Betrugsrisiko oder Plattformänderungen zu ändern. Ausnahmen können in seltenen Fällen mit ausreichenden Nachweisen und Genehmigung durch den Vorstand von All For Climate berücksichtigt werden. *** ### 📨 Kontakt Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Zuordnung einer Spende benötigen, kontaktieren Sie bitte: ****