Cómo gastar el dinero de vuestro saldo
¿Cómo usar el dinero de tu colectivo?
A continuación puedes encontrar instrucciones sobre cómo gastar el dinero del saldo de tu colectivo. Rastrear y seguir los gastos a través de Open Collective lo hace muy fácil: todo es transparente y los informes se generan automáticamente.
Recordatorio: All for Climate tiene una asociación no incorporada con todos los colectivos. Los colectivos operan con autonomía sobre su presupuesto y plena propiedad de sus proyectos.
Esto significa que nunca puedes facturar ni cobrar a All for Climate por actividades dentro de tu colectivo, ya que no tenemos la propiedad de tus actividades. Forman parte de tu colectivo, no de All for Climate.
LISTA DE VERIFICACIÓN RÁPIDA
¿Estás listo para enviar tu gasto? Por favor, echa un último vistazo para comprobar que todo lo de esta lista está incluido.
BÁSICOS
Estos son los pasos básicos para gastar el dinero del saldo de tu colectivo:
Alguien envía un gasto.
Hay dos tipos principales de gastos:
Reembolsos de una compra pagada por adelantado (con comprobante de pago)
Facturas por servicios pagados prestados al colectivo
Un administrador del colectivo (alguien de tu equipo) lo aprueba.
All for Climate revisa el gasto enviado (confirma que el gasto cumple los requisitos legales y fiscales, p. ej. tener un recibo válido, una foto clara, que los importes coincidan, que la factura sea legalmente válida, etc.)
Se les paga.
PASO 1: ENVÍA TUS GASTOS
Cualquier miembro del colectivo que haya gastado dinero puede enviar un gasto a la página del colectivo subiendo un recibo o una factura como comprobante de pago.
Opción 1: Recibos/reembolsos 🛒
Los recibos son para cosas que compras para la comunidad y por las que necesitas ser reembolsado. Piensa en comestibles, impresión de volantes, pintura para pancartas, etc.
Asegúrate de conservar el recibo. Toma una foto clara del mismo (asegúrate de que sea claramente y fácilmente legible) y súbelo a tu colectivo (haz clic en "submit expense" en la página de tu colectivo).
Un gasto válido debe contener el nombre y la dirección del proveedor, el importe, la fecha y la descripción de los artículos comprados, con cualquier impuesto sobre las ventas (como el IVA) claramente definido. Más información aquí.
Opción 2: Facturas 📄
Las facturas se usan para pagar a personas por un servicio (un proveedor, una empresa, un autónomo). Cargan directamente a los administradores del colectivo por este servicio. Cuando subes una factura, se te considera contratista independiente o autónomo.
La factura debe contener la siguiente información esencial:
La factura no puede estar dirigida a All for Climate (ellos no prestaron un servicio para A4C).
Debes incluir el nombre legal del administrador del colectivo y su dirección legal (normalmente la persona del colectivo que tiene la relación con el proveedor).
La factura debe incluir el nombre legal, la dirección y el número fiscal del beneficiario (el proveedor o autónomo que emite la factura).
La factura debe incluir un tipo de impuesto sobre las ventas o, si no estás obligado/permitido a cobrar IVA, una referencia a la ley que lo aclare. Ver abajo para más información sobre el IVA.
Finalmente, por si acaso, asegúrate de que por supuesto puedes emitir facturas legalmente (eres un autónomo o empresa registrada).
Te aconsejamos usar un software contable calificado para tus facturas, ya que facilita que los detalles anteriores se incluyan en tu factura de una manera aceptada legalmente en tu país. Si es necesario, también tenemos una plantilla útil para crear una factura que se ha verificado por su validez en Bélgica (donde All for Climate está registrada), pero por favor verifica también que sea legal en tu país.
Más sobre el IVA
El Impuesto sobre el Valor Añadido, o IVA, en la Unión Europea es un impuesto general sobre el consumo, ampliamente basado en el valor añadido a bienes y servicios. Se aplica más o menos a todos los bienes y servicios que se compran y venden para uso o consumo en la Unión Europea. Por lo tanto, los bienes que se venden para exportación o los servicios que se venden a clientes en el extranjero normalmente no están sujetos al IVA. Lee más detalles sobre el IVA en la página web dedicada de la UE.
¿Debo cobrar IVA en mis facturas?
El IVA se cobra en el punto de venta. En resumen, esto significa que si eres la entidad legal que emite una factura, debes cobrar IVA conforme a lo que diga la ley en el país en el que tu entidad legal está registrada. Verifica lo siguiente con un contable en ese país:
Si estás registrado para el IVA (es decir, si tienes un número de IVA) entonces lo más probable es que debas cobrar el tipo de IVA estándar en tu país. Asegúrate de conocer las condiciones bajo las cuales necesitas registrarte para el IVA en tu país (y por tanto estarías obligado a cobrarlo).
Si tu tipo de IVA es 0, entonces incluye una referencia a la ley que lo aclare (¿por qué tu tipo impositivo es 0?) en tu factura.
Si no estás obligado o permitido a cobrar IVA (en muchos países esto es distinto de tener un tipo de IVA del 0 %, así que asegúrate de verificarlo también) entonces incluye una referencia a la ley que lo aclare.
Si estás registrado en cualquier Estado miembro de la UE, cualquier software contable calificado puede asegurar que tus facturas sean válidas y ayudar a evitar la doble imposición. Normalmente, si añades tu número de IVA y el del cliente (o especificas que el cliente no tiene número de IVA), el software calculará automáticamente el tipo de impuesto apropiado.
Si estás ubicado fuera de la UE, entonces estás obligado a cobrar IVA, declararlo y pagarlo a la UE. Necesitas registrarte en el One Stop Shop que la UE ha creado para ese propósito. Por favor visita el sitio web y lee cuidadosamente las instrucciones en esa página. Ten en cuenta que esto solo se aplica a entidades legales fuera de la UE. Si estás ubicado en la UE entonces hay legislación específica que debes seguir.
Siempre (SIEMPRE) verifica con un contable que conozca las leyes fiscales sobre el impuesto sobre las ventas en el país donde estás registrado, así como que tenga experiencia en comercio internacional (específicamente con Bélgica y/o la UE).
¿Qué pasa si no hay IVA en mi factura?
A menudo, por ejemplo, las empresas tecnológicas de EE. UU. no cobran IVA en sus facturas (suscripciones, alojamiento web, etc.) porque EE. UU. no tiene IVA. Sin embargo, dado que están prestando servicio a alguien en Europa, necesitas pagar el IVA mediante una declaración fiscal especial si eres una entidad legal. Sin embargo, dado que tu colectivo no está registrado no puedes hacer eso. Como resultado, te pedimos que te suscribas a tu nombre y reclames el dinero como un reembolso.
Métodos de pago y detalles
Podemos reembolsar gastos o pagar facturas mediante transferencia bancaria o PayPal. Cada método de pago debe incluir el nombre de la persona a la que se reembolsa.
PASO 2: OBTÉN LA APROBACIÓN DE TUS GASTOS
Cuando un miembro del colectivo envía un gasto (recibo o factura), su estado está PENDIENTE. Se envía automáticamente un correo electrónico a todos los administradores de tu colectivo para invitarlos a aprobarlo (o comentar para pedir más información).
El anfitrión fiscal no tiene poder de decisión sobre la aprobación de tu gasto (los administradores de tu colectivo son quienes te conocen mejor, están más cerca de lo que haces y pueden decir mejor si este u otro gasto es válido y ayuda al colectivo a cumplir su misión).
PASO 3: COBRAR
Una vez aprobado y si hay suficiente saldo en tu colectivo para cubrirlo, tu gasto aparecerá en la lista de gastos que están LISTOS PARA PAGAR . Uno de los administradores del anfitrión fiscal (https://opencollective.com/allforclimate) revisa esta lista cada semana y reembolsa los gastos aprobados. Siempre que el recibo/la factura sea legal y esté aprobado por uno de los administradores de tu grupo y cumpla con las reglas de transparencia y rendición de cuentas (es decir, que no sea una suma global enviada a un intermediario para ocultar cómo se gastó el dinero), se pagará.
Una vez realizado el pago, el estado del gasto pasará a PAGADO y el saldo de tu colectivo se actualizará automáticamente.
Nota: cada vez que editas tu gasto, su estado volverá a PENDIENTE para que los administradores puedan revisarlo de nuevo. Una vez pagado, un gasto solo puede ser editado por los administradores.
Una vez que tu colectivo crezca, te recomendamos definir tu propia política de gastos para que todo el mundo en tu comunidad sepa qué se puede gastar, hasta qué importe y quién puede aprobar los gastos. También puedes crear subcolectivos para diferentes grupos de trabajo y cada uno puede tener sus propios administradores para aprobar sus gastos.
Ve por ejemplo la política de gastos de XR-Belgium.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿A quién debemos dirigir las facturas?
Deben dirigirse al colectivo y usar la dirección de cualquiera de sus miembros (normalmente la persona del colectivo que tiene la relación con el proveedor).
¿Cuántos gastos podemos reclamar a la vez?
Puedes subir hasta 15 tickets diferentes en un solo gasto. No necesitas crear un gasto diferente por cada ticket que necesites que se reembolse.
¿Podemos contratar a personas?
Solo como contratistas (autónomos). Necesitan poder presentar una factura.
¿Pueden los extractos bancarios servir como comprobante de pago?
No podemos aprobar extractos bancarios como comprobante de pago. Necesitamos recibos o facturas válidos para procesar un pago.
¿Podemos presentar pagos por adelantado como gastos?
Para cada gasto necesitamos un comprobante de pago adecuado, es decir, ya sea un recibo válido o una factura. No podemos procesar anticipos de pago si no hay recibos o facturas.
¿Qué pasa si a alguien le resulta difícil reclamar un gasto o no quiere trabajar con Open Collective?
También puedes preparar gastos para otras personas/organizaciones que necesiten ser reembolsadas. Más sobre cómo invitar a un tercero a enviar un gasto paso a paso se puede encontrar aquí. También hay una guía general paso a paso de Open Collective sobre cómo enviar gastos aquí.
¿Podemos gastar el dinero fuera de Europa?
Gastar dinero fuera de la zona euro es difícil. En los países de la UE con monedas diferentes (Suecia, Polonia, etc.) no experimentamos problemas, pero si necesitas comprar un producto de otro lugar (por ejemplo, una suscripción en línea), uno de vosotros tendrá que pagarlo y luego presentarlo como reembolso a vuestro colectivo. En todos los casos, recomendamos encarecidamente gastar el dinero de vuestro colectivo en la economía local y sostenible. Lee más sobre esto aquí.
¿Puedo pedir que me reembolsen menos que el importe del gasto?
Sí. Cuando presentas el gasto, puedes introducir cualquier importe menor o igual al importe visible en el recibo real. Esto es útil cuando vas a comprar comestibles y terminas con una factura total con cosas para tu colectivo y cosas para ti.
¿Qué pasa con los reembolsos de IVA?
Para mantener la carga administrativa al mínimo, tu colectivo solo puede recibir donaciones (sobre las cuales no hay IVA), y no puedes recuperar el IVA de las compras que realices. Siempre que un proveedor necesite emitir una factura a tu colectivo, deben añadir el IVA como si te facturaran a ti como individuo.
¿Qué métodos de pago admiten?
El más rápido y versátil es PayPal, ya que nos permite hacer clic en un botón y se realiza el pago. Si se aplican tarifas de PayPal, las paga el colectivo (ver tarifas de PayPal).
De lo contrario, la segunda mejor opción es realizar una simple transferencia SEPA europea usando tu número IBAN.
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