🦸♀️Derechos y responsabilidades como administrador/a
👥 Política de responsabilidades del administrador
Aplica a: Todos los colectivos alojados fiscalmente por All For Climate Fecha de entrada en vigor: junio de 2025 Propietario: All For Climate ASBL Responsable de implementación: personal o equipo de apoyo de All For Climate Back Office Revisado: Anualmente o cuando sea necesario - actualizado en julio de 2026 Documentos de referencia:
🎯 Propósito
📌 ¿Quién es un administrador?
Un administrador es cualquier persona que figura con derechos administrativos en la página de Open Collective de un colectivo. Los administradores:
Representan al colectivo en asuntos financieros y de comunicación en relación con A4C.
Tienen la autoridad para gestionar gastos, presupuestos y fondos de proyectos.
Se espera que defiendan los valores y el marco legal de A4C.
✅ Responsabilidades de los administradores
Se espera que los administradores de colectivos alojados por A4C:
Mantener al menos dos administradores activos en la página de Open Collective del colectivo para garantizar la continuidad y la responsabilidad compartida. Recomendamos tener más personas para compartir la responsabilidad, lograr un equilibrio de género equitativo y hacer rotaciones de vez en cuando.
Los administradores que abandonen el colectivo o ya no deseen desempeñar el cargo deben eliminarse de la plataforma. Si es necesario, deben ser sustituidos por otro administrador activo. Cuando haya un cambio en el equipo de administradores, el Acuerdo de cooperación debe actualizarse si es necesario, asegurando que los dos administradores activos sean las personas cubiertas por el acuerdo firmado.
Los administradores supervisan que los datos de contacto de los demás administradores sigan siendo válidos y que todos los administradores indicados sigan siendo localizables. Un administrador cuya dirección de correo electrónico ya no funcione o al que no se pueda contactar se considera un administrador inactivo y debe ser eliminado o sustituido.
A4C realizará una revisión anual de los datos de contacto de los administradores para ayudar a mantener la información de administración del colectivo precisa y actualizada. Si la dirección de correo electrónico de un administrador ya no está activa o no se le puede localizar, se pedirá al colectivo que actualice los datos de contacto, elimine al administrador inactivo o nombre a un nuevo administrador activo si fuera necesario para mantener el requisito mínimo de dos administradores activos. A4C se pondrá en contacto con los colectivos afectados por correo electrónico, otorgándoles 30 días para responder y actualizar los datos de sus administradores. Si aún no hay respuesta después de un recordatorio y un período adicional de 30 días, A4C podrá eliminar el acceso del administrador inactivo para mantener registros de la plataforma precisos y seguros.
Cada administrador individual debe usar su propia cuenta personal de administrador. Una persona solo debe estar vinculada a una cuenta de administrador para garantizar la transparencia, la trazabilidad y la rendición de cuentas. No se permiten cuentas compartidas ni varias cuentas para la misma persona.
Firmar el Acuerdo de cooperación con A4C. Todo administrador recién incorporado debe notificar a A4C y firmar el acuerdo al unirse al equipo de administradores. También habrá otra llamada de incorporación para informar al administrador sobre la plataforma, los aspectos legales, etc.
Informar a A4C de cambios importantes, incluyendo:
Cualquier cambio en el equipo de administradores.
Si el colectivo se vuelve inactivo o tiene intención de cerrar.
Cualquier iniciativa importante (como solicitudes de subvención).
Revisar y aprobar gastos, asegurándose de que:
Cumplen con los requisitos de gasto de A4C.
Incluyen la documentación adecuada (recibos, facturas, etc.).
Están alineados con el propósito y la misión del colectivo.
No aprobar sus propios gastos. Los gastos deben ser revisados por otro administrador para garantizar la transparencia financiera y evitar conflictos de interés.
Crear proyectos en la página del colectivo cuando se reciben grandes subvenciones o financiación para iniciativas específicas, con el fin de gestionar los presupuestos de forma transparente.
Atender a los plazos y requisitos de presentación de informes, especialmente para subvenciones, donaciones con condiciones o actividades limitadas en el tiempo.
💬 Comunicación y participación
Se anima a los administradores a:
Contactar con A4C en cualquier momento en [email protected] para obtener apoyo, hacer preguntas o plantear inquietudes.
Asistir a las asambleas comunitarias semestrales de A4C, donde se comparten actualizaciones, decisiones y aportes del colectivo.
Compartir sugerencias y comentarios para ayudar a mejorar los servicios y políticas de A4C.
Suscribirse al boletín de A4C para mantenerse informado sobre las últimas funciones de Open Collective y las actualizaciones de A4C
⚠ Rendición de cuentas y valores
Tal como se establece en la política de valores y el acuerdo legal de A4C, se espera que los administradores:
Actúen con transparencia, respeto e integridad.
Cumplan con las leyes aplicables y utilicen los fondos únicamente para la misión de su colectivo.
Cooperen con A4C en caso de queja, auditoría o investigación.
📝 Resumen
Mínimo de administradores activos
Se requieren al menos 2 administradores activos
Gestión del acceso de administradores
Los administradores deben mantener la lista de administradores actualizada y eliminar a los administradores inactivos o inalcanzables
Cuentas de administrador
Una persona = una cuenta de administrador; no se permiten cuentas compartidas
Notificar a A4C los cambios
Sí (cambios en administradores, inactividad, actualizaciones importantes)
Firmar el Acuerdo
Sí (cada administrador debe firmar)
Revisión de gastos
Los administradores no pueden aprobar sus propios gastos
Cumplimiento de gastos
Debe seguir las directrices de gasto de A4C
Separación de proyectos
Requerido para financiación importante o subvenciones
Comunicación
Línea abierta vía [email protected]
Participación comunitaria
Se anima a unirse a las asambleas semestrales, al boletín informativo y a ofrecer sugerencias
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