# Limpiar colectivos inactivos ***Fecha de entrada en vigor:** 1 de enero de 2025*\ \&#xNAN;***Revisado anualmente:** Cada enero*\ \&#xNAN;***Propietario:** All For Climate (A4C) ASBL*\ \&#xNAN;***Implementador**: All For Climate Back Office apoya a la persona o equipo*\ \&#xNAN;***Cláusula relevante:** Cláusula 6.1 del Acuerdo de Cooperación*\ \&#xNAN;***Datos necesarios:** Lista de colectivos con fecha de la última actividad + correos electrónicos de los administradores (exportación desde OC)* ### 🎯 Propósito {% hint style="info" %} Esta política garantiza que All For Climate mantiene un ecosistema de colectivos activo, transparente y con impacto. Describe el proceso anual para identificar, revisar y archivar colectivos que se han vuelto inactivos y aclara el procedimiento para la redistribución de fondos no utilizados a colectivos que siguen muy activos. {% endhint %} *** ### 📅 Proceso de revisión anual **Plazos:** Cada enero **Criterios de inactividad:** * No se han pagado gastos en los últimos 12 meses * No hay actividad o participación visible * No hay actualizaciones recientes ni comunicación por parte del colectivo *** ### ✉️ Flujo de comunicación Los colectivos identificados como inactivos son contactados mediante un proceso de cuatro correos electrónicos: #### **Paso 1: Contacto inicial (principios de enero)** * **Correo 1** se envía a colectivos con **presupuesto cero**. * **Correo 2** se envía a colectivos **con fondos restantes**. * Se solicita a los colectivos que confirmen si siguen activos. * Si van a cerrar, se les pide que archiven su colectivo y confirmen por correo electrónico. **Para colectivos con fondos restantes**, se les ofrecen **tres opciones** para asignar su saldo: 1. Subir recibos válidos por gastos elegibles 2. Donar a otro colectivo alojado por A4C 3. Donar al Tesoro de A4C (utilizado para iniciativas de emergencia/extraordinarias) **Plazo para responder: 30 días** *** #### **Paso 2: Primer recordatorio (30 días después)** * **Correo 3** se envía como seguimiento. * Se recuerda al colectivo las opciones y el plazo. * Se les informa que la falta de respuesta resultará en el archivo del colectivo y el traslado de los fondos restantes al Tesoro de A4C, de acuerdo con **Cláusula 6.1 del Acuerdo de Cooperación**. *** #### **Paso 3: Aviso final (60 días después del primer correo)** * **Correo 4** se envía como aviso final. * A4C dejará de alojar el colectivo y reasignará los fondos restantes al Tesoro de A4C. * Se invita a los colectivos a volver a solicitar si desean reactivar su proyecto en el futuro. *** ### 💶 Manejo de los fondos restantes * **Colectivos con saldo cero:** Archivados automáticamente si no responden después de 60 días. * **Colectivos con fondos por debajo de 1.000 €:** Los fondos se trasladan al Tesoro de A4C tras 60 días sin respuesta. * **Colectivos con fondos por encima de 1.000 €:** * Una **ronda adicional de contacto** se realiza a través de redes sociales u otras plataformas. * Si aún no hay respuesta después de **6 meses**, los fondos se trasladan al Tesoro de A4C. *** ### 📌 Notas adicionales * **Transparencia:** Todas las reasignaciones al Tesoro de A4C se registrarán de forma transparente en el perfil de OC de A4C. * **Período de gracia:** Los colectivos que respondan tarde pueden recibir una ventana de gracia de 14 días para actuar, a discreción de A4C. * **Consideración de equidad:** Si hay indicios de que el colectivo apoya a una comunidad marginada o ha enfrentado barreras para la comunicación digital, se puede hacer un esfuerzo adicional para reconectar antes de archivar. *** ### 📜 Referencia: Cláusula 6.1 del Acuerdo de Cooperación *En los casos en que un colectivo se vuelva inactivo y no responda durante un período prolongado, All For Climate se reserva el derecho de archivar el colectivo y reasignar los fondos restantes al Tesoro de A4C para ser utilizados en iniciativas alineadas, según lo defina la comunidad.* *** ### 📨 Contacto Para preguntas o aclaraciones, contáctanos en **** Para volver a postularte, visita: [**opencollective.com/allforclimate/apply**](https://opencollective.com/allforclimate/apply) ### **E MAILERS** * **Correo 1** COLECTIVOS CON SALDO CERO \ \ \&#xNAN;**¿Sigue activo tu colectivo?** Estimado administrador del Colectivo xxx (enlace al colectivo) Hemos observado que no has pagado gastos en más de un año y tu saldo es cero. Por ello, queremos saber si aún tienes previstas actividades. Desde fuera parece que el colectivo está inactivo y estamos realizando una gran revisión de todos los colectivos de A4C. * ¡SÍ, seguimos muy activos!🌞 Si planeas continuar trabajando en el proyecto en un futuro cercano, por favor responde a este mensaje para informarnos. * ¡NO, queremos cerrar nuestro colectivo!😶‍🌫️ Si deseas cerrar tu colectivo, archívalo y háznoslo saber respondiendo a este mensaje. 💡 **Por favor responde dentro de 30 días.** Si no recibimos noticias tuyas, tu colectivo será archivado conforme a la cláusula [6.1. del Acuerdo de Cooperación](https://docs.google.com/document/d/10FAS12AshqMGjoMp8FPF9AJll3i-iUh1lOVcVuGAoVA/edit?usp=sharing). Un cordial saludo Equipo de All for Climate🌻 * **Correo 2**
#### ¿Sigue activo tu colectivo? Estimado administrador del Colectivo xxx (enlace al colectivo) Hemos observado que no has pagado gastos en más de un año y por ello queremos saber si aún tienes previstas actividades. Desde fuera parece que el colectivo está inactivo y estamos realizando una gran revisión de todos los colectivos de A4C. * ¡SÍ, seguimos muy activos!🌞 Si planeas continuar trabajando en el proyecto en un futuro cercano, por favor responde a este mensaje para informarnos. * ¡NO, queremos cerrar nuestro colectivo!😶‍🌫️ Si deseas cerrar tu colectivo, archívalo y háznoslo saber respondiendo a este mensaje. ¿Aún tienes fondos restantes? Hay 3 opciones: 1. Gastar los fondos restantes subiendo [recibos válidos](https://docs.allforclimate.earth/collectives/spending-money). 2. Donar a cualquier [otro colectivo](https://opencollective.com/allforclimate#category-CONTRIBUTIONS) alojado por All For Climate (simplemente ve al colectivo de tu elección y dona en nombre de tu organización). 3. Donar los fondos al [Tesoro](https://opencollective.com/allforclimate/projects/treasurya4c) de All for Climate. El tesoro de All For Climate se utiliza para iniciativas de emergencia y extraordinarias que beneficien directamente a A4C, después de que se presente y apruebe una propuesta. 💡 **Por favor responde dentro de 30 días.** Si no recibimos noticias tuyas, los fondos restantes serán transferidos al tesoro de All for Climate (véase arriba). En ese caso, tu colectivo será archivado. Un cordial saludo Equipo de All for Climate🌻 * **Correo 3**
#### Recordatorio: ¿Sigue activo tu colectivo? Estimado administrador del Colectivo xxx Estamos haciendo un seguimiento de nuestro correo inicial, que se envió el xxxx. Como no recibimos respuesta en los 30 días posteriores al envío del primer correo, solicitamos una vez más que compartas tus planes futuros o pondremos fin a la relación de patrocinio fiscal, según nuestros términos de patrocinio fiscal ([aquí](https://docs.google.com/document/d/10FAS12AshqMGjoMp8FPF9AJll3i-iUh1lOVcVuGAoVA/edit?usp=sharing)), y dejaremos de alojar tu colectivo. * ¡SÍ, seguimos muy activos!🌞 Si planeas continuar trabajando en el proyecto en un futuro cercano, por favor responde a este mensaje para informarnos. * ¡NO, queremos cerrar nuestro colectivo!😶‍🌫️ Si deseas cerrar tu colectivo, archívalo y háznoslo saber respondiendo a este mensaje. ¿Aún tienes fondos restantes? Hay 3 opciones: 1. Subir un recibo válido y gastar el dinero. 2. Donar a cualquier [otro colectivo](https://opencollective.com/allforclimate#category-CONTRIBUTIONS) alojado por All For Climate (simplemente ve al colectivo de tu elección y dona en nombre de tu organización). 3. Donar los fondos al [Tesoro](https://opencollective.com/allforclimate/projects/treasurya4c) de All for Climate. El tesoro de All For Climate se utiliza para iniciativas de emergencia y extraordinarias que beneficien directamente a A4C, después de que se presente y apruebe una propuesta. 💡 **Por favor responde dentro de 30 días.** Si no recibimos noticias tuyas, los fondos restantes serán transferidos al tesoro de All for Climate (véase arriba). En ese caso, tu colectivo será archivado conforme a la cláusula [6.1. del Acuerdo de Cooperación](https://docs.google.com/document/d/10FAS12AshqMGjoMp8FPF9AJll3i-iUh1lOVcVuGAoVA/edit?usp=sharing). Un cordial saludo Equipo de All for Climate🌻 * **Correo 4**
#### Archivando tu colectivo inactivo Estimado administrador del Colectivo xxx Estamos haciendo un seguimiento de nuestros 2 correos anteriores, que se enviaron el xx/12/2024 y el 27/01/2025 (ver más abajo). Como no recibimos respuesta en los 60 días posteriores al envío de ambos correos, pondremos fin a la relación de patrocinio fiscal, según nuestros términos de patrocinio fiscal ([aquí](https://docs.google.com/document/d/10FAS12AshqMGjoMp8FPF9AJll3i-iUh1lOVcVuGAoVA/edit?usp=sharing)), y dejaremos de alojar tu colectivo. Los fondos restantes de tu colectivo serán transferidos al [Tesoro](https://opencollective.com/allforclimate/projects/treasurya4c) de All For Climate como se comunicó en los correos anteriores. Si aún deseas mantener este proyecto activo, siempre puedes volver a solicitar el patrocinio fiscal a través de este enlace - [opencollective.com/allforclimate/apply](https://opencollective.com/allforclimate/apply) Gracias por ser parte de All For Climate. Por favor, háznos saber si tienes alguna pregunta. Puedes contactarnos directamente en . Un cordial saludo Equipo de All For Climate🌻