🥀Clôturer votre collectif

❎ Politique de clôture des collectifs

S’applique à : Tous les collectifs hébergés fiscalement par All For Climate Date d'entrée en vigueur : Juin 2025 Propriétaire : All For Climate (A4C) ASBL Mise en œuvre: Équipe de support back office d'All For Climate Revu : Annuellement ou selon les besoins

🎯 Objectif

Cette politique décrit les étapes pour clôturer correctement un collectif hébergé par All For Climate (A4C), en assurant une gestion financière responsable, une communication claire et la possibilité de continuité du collectif lorsque cela est pertinent.

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🔁 Voies de fermeture valides

Si un collectif décide de se fermer, l'équipe d'administration doit suivre les étapes suivantes :

1. Notifier A4C de l'intention de fermer

• Une confirmation écrite est requise de la part de tous les administrateurs actuels du collectif.

• La confirmation doit inclure :

  • Une brève explication de la raison de la fermeture.

  • Un accord sur ce qu'il faut faire des fonds restants (voir ci-dessous).

• Cela aide à garantir la transparence et la prise de décision partagée au sein de la direction.

2. Allouer les fonds restants

Les collectifs peuvent choisir une ou une combinaison des actions suivantes :

• Télécharger des dépenses valides pour dépenser les fonds restants dans la mission du collectif.

• Faire don du solde restant à un autre collectif hébergé par A4C.

• Faire don du solde restant à la trésorerie d'A4C (utilisée pour les besoins et initiatives communautaires partagés).

Une fois le solde à 0 €, A4C procédera à la désaffiliation et à l'archivage du collectif.

3. Informer vos donateurs

• Nous recommandons d'informer vos contributeurs — en particulier les donateurs récurrents — de la fermeture.

• Vous pouvez le faire via l'onglet Contributeurs dans le tableau de bord de votre collectif sur Open Collective.

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⚠️ Fermetures contestées ou disputées

Pour éviter des problèmes où un collectif est fermé sans consultation du mouvement plus large qu'il représente, les dispositions suivantes s'appliquent :

✅ Exigence : consensus des administrateurs

• A4C ne procédera à la fermeture qu'après confirmation écrite de tous les administrateurs actuels du collectif.

• Cela protège contre des décisions unilatérales qui ne reflètent pas l'intention de l'ensemble de l'équipe dirigeante du collectif.

🧩 Option : continuité par d'autres membres

Si des personnes du mouvement souhaitent poursuivre le collectif mais ne sont pas administrateurs de la plateforme, elles peuvent soumettre une demande de reprise :

La demande de reprise doit inclure :

• Une lettre de motivation signée par au moins deux personnes impliquées dans le mouvement.

• Une explication claire de :

  • Leur vision pour le collectif.

  • Les activités proposées et l'utilisation des fonds.

  • Une demande pour devenir les nouveaux administrateurs.

A4C partagera la demande de reprise avec les administrateurs actuels afin qu'ils l'évaluent au cas par cas, dans l'intention de préserver la continuité s'il existe un engagement de bonne foi et un soutien clair de la communauté.

Si les administrateurs n'émettent pas d'objection dans les 10 jours ouvrables, A4C peut approuver les nouveaux administrateurs et transférer le contrôle du collectif.

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🧾 Revue finale

Avant de désaffilier officiellement le collectif :

• A4C vérifiera que :

  • Tous les fonds ont été alloués de manière appropriée.

  • Les communications finales (par ex. aux donateurs) ont été effectuées.

  • Aucune obligation de subvention active ou problème juridique ne subsiste.

Une fois révisé et approuvé, le collectif sera marqué comme « Archivé » sur la plateforme Open Collective.

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📨 Contact pour les demandes de fermeture ou de reprise

Toutes les demandes liées à la fermeture ou à la continuation d'un collectif doivent être envoyées à :

[email protected] Objet : Fermeture ou Reprise – [Nom du collectif]