🦸♀️Droits et responsabilités en tant qu’administrateur
👥 Politique des responsabilités des administrateurs
S'applique à : Tous les collectifs hébergés fiscalement par All For Climate Date d'entrée en vigueur: juin 2025 Propriétaire : All For Climate ASBL Responsable de la mise en œuvre: personne ou équipe de soutien du Back Office d'All For Climate Révisé : Chaque année ou selon les besoins - mis à jour en juillet 2026 Documents de référence :
🎯 Objectif
Cette politique décrit les responsabilités des administrateurs des collectifs hébergés par All For Climate (A4C). Les administrateurs jouent un rôle essentiel dans la gestion des finances de leur collectif, en garantissant le respect des obligations légales et éthiques, et en faisant le lien entre A4C et la communauté élargie des collectifs.
📌 Qui est administrateur ?
Un administrateur est toute personne disposant de droits d'administration sur la page Open Collective d'un collectif. Les administrateurs :
Représentent le collectif sur les questions financières et de communication vis-à-vis d'A4C.
Ont le pouvoir de gérer les dépenses, les budgets et les fonds de projets.
Sont tenus de respecter les valeurs et le cadre juridique d'A4C.
✅ Responsabilités des administrateurs
Les administrateurs des collectifs hébergés par A4C sont censés :
Maintenir au moins deux administrateurs actifs sur la page Open Collective du collectif afin d'assurer la continuité et le partage des responsabilités. Nous recommandons d'en avoir davantage pour mieux partager les responsabilités, assurer une parité de genre et faire tourner le rôle de temps à autre.
Les administrateurs qui quittent le collectif ou ne souhaitent plus exercer ce rôle doivent se retirer de la plateforme. Si nécessaire, ils doivent être remplacés par un autre administrateur actif. En cas de changement dans l'équipe d'administration, l'Accord de coopération doit être mis à jour si nécessaire, en veillant à ce que les deux administrateurs actifs soient les personnes couvertes par l'accord signé.
Les administrateurs vérifient que les coordonnées des autres administrateurs restent valides et que tous les administrateurs listés restent joignables. Un administrateur dont l'adresse e-mail ne fonctionne plus ou qui n'est pas joignable est considéré comme un administrateur inactif et doit être retiré ou remplacé.
A4C procédera à un examen annuel des coordonnées des administrateurs afin de contribuer à maintenir des informations exactes et à jour. Si l'adresse e-mail d'un administrateur n'est plus active ou si l'administrateur n'est pas joignable, le collectif sera invité à mettre à jour les coordonnées, à retirer l'administrateur inactif ou à nommer, si nécessaire, un nouvel administrateur actif afin de respecter l'exigence minimale de deux administrateurs actifs. A4C contactera les collectifs concernés par e-mail, en leur laissant 30 jours pour répondre et mettre à jour les coordonnées de leurs administrateurs. S'il n'y a toujours pas de réponse après un rappel et un délai supplémentaire de 30 jours, A4C peut retirer l'accès de l'administrateur inactif afin de maintenir des données de plateforme exactes et sécurisées.
Chaque administrateur individuel doit utiliser son propre compte administrateur personnel. Une personne ne doit être liée qu'à un seul compte administrateur afin de garantir la transparence, la traçabilité et la responsabilité. Les comptes partagés ou les comptes multiples pour une même personne ne sont pas autorisés.
Signer l'Accord de coopération avec A4C. Tout nouvel administrateur ajouté doit informer A4C et signer l'accord dès son arrivée dans l'équipe d'administration. Un autre appel d'intégration sera également organisé pour informer l'administrateur sur la plateforme, les aspects juridiques, etc.
Informer A4C des changements importants, notamment :
Tout changement dans l'équipe d'administration.
Si le collectif devient inactif ou a l'intention de fermer.
Toute initiative majeure (comme des demandes de subvention).
Examiner et approuver les dépenses, en veillant à ce qu'elles :
Respectent les exigences de dépenses d'A4C.
Incluent les justificatifs appropriés (reçus, factures, etc.).
Soient alignées sur l'objet et la mission du collectif.
Ne pas approuver leurs propres dépenses. Les dépenses doivent être examinées par un autre administrateur afin d'assurer la transparence financière et d'éviter les conflits d'intérêts.
Créer des projets sur la page du collectif lors de la réception de subventions ou de financements importants pour des initiatives spécifiques, afin de gérer les budgets de manière transparente.
Respecter les échéances et les obligations de rapport, en particulier pour les subventions, les dons assortis de conditions ou les activités à durée limitée.
💬 Communication et participation
Les administrateurs sont encouragés à :
Contacter A4C à tout moment à l'adresse [email protected] pour obtenir de l'aide, poser des questions ou faire part de préoccupations.
Participer aux assemblées communautaires semestrielles d'A4C, où sont partagées les mises à jour, les décisions et les contributions collectives.
Partager des suggestions et des retours pour aider à améliorer les services et les politiques d'A4C.
S'inscrire à la newsletter d'A4C pour rester informé des dernières fonctionnalités d'Open Collective et des actualités d'A4C
⚠ Responsabilité et valeurs
Comme indiqué dans la politique des valeurs et l'accord juridique d'A4C, les administrateurs sont tenus de :
Agir avec transparence, respect et intégrité.
Respecter les lois applicables et n'utiliser les fonds que pour la mission de leur collectif.
Coopérer avec A4C en cas de plainte, d'audit ou d'enquête.
📝 Résumé
Nombre minimum d'administrateurs actifs
Au moins 2 administrateurs actifs requis
Gestion de l'accès administrateur
Les administrateurs doivent maintenir la liste des administrateurs à jour et retirer les administrateurs inactifs ou injoignables
Comptes administrateur
Une personne = un compte administrateur ; les comptes partagés ne sont pas autorisés
Informer A4C des changements
Oui (changements d'administrateurs, inactivité, mises à jour majeures)
Signer l'accord
Oui (chaque administrateur doit signer)
Examen des dépenses
Les administrateurs ne peuvent pas approuver leurs propres dépenses
Conformité des dépenses
Doit suivre les directives de dépenses d'A4C
Séparation des projets
Requise pour les financements importants ou les subventions
Communication
Ligne ouverte via [email protected]
Participation communautaire
Encouragés à participer aux assemblées semestrielles, à la newsletter et à faire des suggestions
Mis à jour
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