🦸♀️Droits et responsabilités en tant qu'administrateur·rice
👥 Politique sur les responsabilités des administrateur·rice·s
S'applique à : Toutes les collectives hébergées fiscalement par All For Climate Date d'entrée en vigueur: juin 2025 Propriétaire : All For Climate ASBL Mise en œuvre: Le back office d'All For Climate soutient la personne ou l'équipe Révisé : Annuellement ou au besoin Documents de référence :
🎯 Objectif
Cette politique définit les responsabilités des administrateurs des collectifs hébergés par All For Climate (A4C). Les administrateurs jouent un rôle essentiel dans la gestion des finances de leur collectif, veillant au respect légal et éthique, et servant de lien entre A4C et la communauté élargie du collectif.
📌 Qui est un administrateur ?
Un administrateur est toute personne répertoriée avec des droits administratifs sur la page Open Collective d'un collectif. Les administrateurs :
Représentent le collectif pour les questions financières et de communication en relation avec A4C.
Ont l'autorité de gérer les dépenses, les budgets et les fonds de projet.
Doivent respecter les valeurs et le cadre juridique d'A4C.
✅ Responsabilités des administrateurs
Les administrateurs des collectifs hébergés par A4C sont tenus de :
Maintenir au moins deux administrateurs actifs sur la page Open Collective du collectif afin d'assurer la continuité et le partage des responsabilités. Nous recommandons d'en avoir davantage pour répartir les responsabilités, assurer un équilibre de genre et procéder à des rotations de temps à autre.
Signer l'Accord de coopération avec A4C. Tout administrateur nouvellement ajouté doit informer A4C et signer l'accord lors de son entrée dans l'équipe d'administration. Un autre appel d'intégration aura également lieu pour informer l'administrateur sur la plateforme, les aspects juridiques, etc.
Informer A4C des changements importants, y compris :
Tout changement dans l'équipe d'administration.
Si le collectif devient inactif ou envisage de fermer.
Toute initiative majeure (comme des demandes de subvention).
Examiner et approuver les dépenses, en veillant à ce qu'elles :
Respectent les exigences de dépenses d'A4C.
Incluent une documentation appropriée (reçus, factures, etc.).
Soient alignées sur le but et la mission du collectif.
Ne pas approuver leurs propres dépenses. Les dépenses doivent être examinées par un autre administrateur afin d'assurer la transparence financière et d'éviter les conflits d'intérêts.
Créer des projets sur la page du collectif lorsqu'ils reçoivent d'importantes subventions ou des financements pour des initiatives spécifiques, afin de gérer les budgets de manière transparente.
Respecter les délais et les exigences de rapport, en particulier pour les subventions, les dons assortis de conditions ou les activités limitées dans le temps.
💬 Communication et participation
Les administrateurs sont encouragés à :
Contacter A4C à tout moment à [email protected] pour obtenir du soutien, poser des questions ou signaler des préoccupations.
Participer aux assemblées communautaires semestrielles d'A4C, où sont partagées les mises à jour, les décisions et les contributions du collectif.
Partager des suggestions et des retours pour aider à améliorer les services et les politiques d'A4C.
S'inscrire à la newsletter d'A4C pour se tenir informé des dernières fonctionnalités d'Open Collective et des actualités d'A4C
⚠ Responsabilité et valeurs
Comme indiqué dans la politique de valeurs et l'accord juridique d'A4C, les administrateurs sont tenus de :
Agir avec transparence, respect et intégrité.
Respecter les lois applicables et n'utiliser les fonds que pour la mission de leur collectif.
Coopérer avec A4C en cas de plainte, d'audit ou d'enquête.
📝 Résumé
Administrateurs minimum
Au moins 2 administrateurs requis
Informer A4C des changements
Oui (changements d'administrateurs, inactivité, mises à jour majeures)
Signer l'Accord
Oui (chaque administrateur doit signer)
Examen des dépenses
Les administrateurs ne peuvent pas approuver leurs propres dépenses
Conformité des dépenses
Doit suivre les lignes directrices de dépenses d'A4C
Séparation des projets
Requise pour les financements importants ou les subventions
Communication
Ligne ouverte via [email protected]
Participation communautaire
Encouragés à rejoindre les assemblées semestrielles, la newsletter et à proposer des suggestions
Mis à jour
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