🛁Nettoyer les collectifs inactifs
🧹 Politique sur le nettoyage des collectifs inactifs
Date d'entrée en vigueur : 1er janvier 2025 Révisé annuellement : Chaque janvier Propriétaire : All For Climate (A4C) ASBL Mise en œuvre: Le back office d'All For Climate soutient la personne ou l'équipe Clause pertinente : Clause 6.1 de l'accord de coopération Données nécessaires : Liste des collectifs avec date de la dernière activité + e-mails des administrateurs (export depuis OC)
🎯 Objectif
Cette politique garantit qu'All For Climate maintient un écosystème actif, transparent et impactant de collectifs. Elle décrit le processus annuel d'identification, d'examen et d'archivage des collectifs devenus inactifs et clarifie la procédure de redistribution des fonds non utilisés vers des collectifs encore très actifs.
📅 Processus de révision annuel
Calendrier : Chaque janvier
Critères d'inactivité :
Aucune dépense payée au cours des 12 derniers mois
Aucune activité ou engagement visible
Aucune mise à jour récente ou communication de la part du collectif
✉️ Flux de communication
Les collectifs identifiés comme inactifs sont contactés via un processus de quatre e-mails :
Étape 1 : Contact initial (début janvier)
E-mail 1 est envoyé aux collectifs avec un solde nul.
E-mail 2 est envoyé aux collectifs ayant des fonds restants.
Les collectifs sont invités à confirmer s'ils sont toujours actifs.
S'ils clôturent, ils sont priés d'archiver leur collectif et de le confirmer par e-mail.
Pour les collectifs disposant de fonds restants, il leur est proposé trois options pour allouer leur solde :
Télécharger des justificatifs valides pour des dépenses éligibles
Faire un don à un autre collectif hébergé par A4C
Faire un don au Trésor d'A4C (utilisé pour des initiatives d'urgence/extraordinaires)
Date limite de réponse : 30 jours
Étape 2 : Premier rappel (30 jours après)
E-mail 3 est envoyé en tant que relance.
Le collectif est rappelé des options et de la date limite.
Il est informé que l'absence de réponse entraînera l'archivage du collectif et le transfert des fonds restants au Trésor d'A4C, conformément à Clause 6.1 de l'accord de coopération.
Étape 3 : Avis final (60 jours après le premier e-mail)
E-mail 4 est envoyé comme avis final.
A4C désactivera l'hébergement du collectif et réallouera les fonds restants au Trésor d'A4C.
Les collectifs sont invités à postuler de nouveau s'ils souhaitent réactiver leur projet à l'avenir.
💶 Gestion des fonds restants
Collectifs avec solde nul : Archivé automatiquement en l'absence de réponse après 60 jours.
Collectifs avec des fonds inférieurs à 1 000 € : Les fonds sont transférés au Trésor d'A4C après 60 jours sans réponse.
Collectifs avec des fonds supérieurs à 1 000 € :
Une ronde de relance supplémentaire est effectuée via les réseaux sociaux ou d'autres plateformes.
S'il n'y a toujours pas de réponse après 6 mois, les fonds sont transférés au Trésor d'A4C.
📌 Notes supplémentaires
Transparence : Toutes les réallocations vers le Trésor d'A4C seront enregistrées de manière transparente sur le profil OC d'A4C.
Période de grâce : Les collectifs qui répondent en retard peuvent se voir accorder une période de grâce de 14 jours pour agir, à la discrétion d'A4C.
Considération d'équité : S'il existe des signes que le collectif soutient une communauté marginalisée ou a rencontré des obstacles à la communication numérique, des efforts supplémentaires peuvent être déployés pour reprendre contact avant l'archivage.
📜 Référence : Clause 6.1 de l'accord de coopération
Dans les cas où un collectif devient inactif et non réactif pendant une longue période, All For Climate se réserve le droit d'archiver le collectif et de réallouer les fonds restants au Trésor d'A4C pour être utilisés pour des initiatives alignées, telles que définies par la communauté.
📨 Contact
Pour toute question ou clarification, contactez-nous à [email protected]
Pour postuler de nouveau, visitez : opencollective.com/allforclimate/apply
E-MAILS
E-mail 1
COLLECTIFS AVEC SOLDE ZÉRO
https://allforclimate.ghost.io/ghost/#/editor/post/6737641bbe477a000167c584 Votre collectif est-il toujours actif ?
Cher·e administrateur·rice du collectif xxx (lien collectif)
Nous avons remarqué que vous n'avez pas payé de dépenses depuis plus d'un an et que votre solde est nul. Nous vérifions donc si vous prévoyez encore des activités ? Il semble de l'extérieur que le collectif soit inactif et nous procédons à une grande révision de tous les collectifs d'A4C.
OUI nous sommes toujours très actifs !🌞 Si vous prévoyez de continuer à travailler sur le projet prochainement, veuillez répondre à ce message pour nous en informer.
NON nous souhaitons clôturer notre collectif !😶🌫️ Si vous souhaitez clôturer votre collectif, veuillez l'archiver et nous en informer en répondant à ce message.
💡
Veuillez répondre sous 30 jours. Si nous n'avons pas de nouvelles de votre part, votre collectif sera archivé conformément à la clause 6.1. de l'accord de coopération.
Cordialement
L'équipe All For Climate🌻
E-mail 2
https://allforclimate.ghost.io/ghost/#/editor/post/66cf6c4210925c0001b0da0e
Votre collectif est-il toujours actif ?Cher·e administrateur·rice du collectif xxx (lien collectif)
Nous avons remarqué que vous n'avez pas payé de dépenses depuis plus d'un an et vérifions donc si vous prévoyez encore des activités ? Il semble de l'extérieur que le collectif soit inactif et nous procédons à une grande révision de tous les collectifs d'A4C.
OUI nous sommes toujours très actifs !🌞 Si vous prévoyez de continuer à travailler sur le projet prochainement, veuillez répondre à ce message pour nous en informer.
NON nous souhaitons clôturer notre collectif !😶🌫️ Si vous souhaitez clôturer votre collectif, veuillez l'archiver et nous en informer en répondant à ce message.
Il vous reste des fonds ? Il y a 3 options :
Dépenser les fonds restants en téléchargeant des justificatifs valides.
Faire un don à n'importe quel autre collectif hébergé par All For Climate (il suffit d'aller sur le collectif de votre choix et de faire un don au nom de votre organisation).
Faire don des fonds au Trésor d'All For Climate. Le trésor d'All For Climate est utilisé pour des initiatives d'urgence et extraordinaires qui bénéficient directement à A4C, après présentation et approbation d'une proposition.
💡
Veuillez répondre sous 30 jours. Si nous n'avons pas de nouvelles de votre part, les fonds restants seront transférés au trésor d'All For Climate (voir ci‑dessus). Dans ce cas, votre collectif sera archivé.
Cordialement
L'équipe All For Climate🌻
E-mail 3
https://allforclimate.ghost.io/ghost/#/editor/post/67978a8a39bec3000161ba10
Rappel : Votre collectif est-il toujours actif ?Cher·e administrateur·rice du collectif xxx
Nous faisons suite à notre e-mail initial, qui a été envoyé le xxxx.
Comme nous n'avons pas reçu de réponse dans les 30 jours suivant l'envoi du premier e-mail, nous demandons une nouvelle fois de partager vos plans futurs ou nous mettrons fin à la relation de parrainage financier, conformément à nos termes de parrainage financier (ici), et nous désactiverons l'hébergement de votre collectif.
OUI nous sommes toujours très actifs !🌞 Si vous prévoyez de continuer à travailler sur le projet prochainement, veuillez répondre à ce message pour nous en informer.
NON nous souhaitons clôturer notre collectif !😶🌫️ Si vous souhaitez clôturer votre collectif, veuillez l'archiver et nous en informer en répondant à ce message.
Il vous reste des fonds ? Il y a 3 options :
Télécharger un justificatif valide et dépenser l'argent.
Faire un don à n'importe quel autre collectif hébergé par All For Climate (il suffit d'aller sur le collectif de votre choix et de faire un don au nom de votre organisation).
Faire don des fonds au Trésor d'All For Climate. Le trésor d'All For Climate est utilisé pour des initiatives d'urgence et extraordinaires qui bénéficient directement à A4C, après présentation et approbation d'une proposition.
💡
Veuillez répondre sous 30 jours. Si nous n'avons pas de nouvelles de votre part, les fonds restants seront transférés au trésor d'All For Climate (voir ci‑dessus). Dans ce cas, votre collectif sera archivé conformément à la clause 6.1. de l'accord de coopération.
Cordialement
L'équipe All For Climate🌻
E-mail 4
https://allforclimate.ghost.io/ghost/#/editor/post/6797970039bec3000161ba19
Archivage de votre collectif inactifCher·e administrateur·rice du collectif xxx
Nous faisons suite à nos 2 e-mails précédents, qui ont été envoyés le xx/12/2024 et le 27/01/2025 (voir ci‑dessous).
Comme nous n'avons pas reçu de réponse dans les 60 jours suivant l'envoi des deux e-mails, nous mettrons fin à la relation de parrainage financier, conformément à nos termes de parrainage financier (ici), et nous désactiverons l'hébergement de votre collectif. Les fonds restants de votre collectif seront transférés au Trésor d'All For Climate comme communiqué dans les e-mails précédents.
Si vous souhaitez toujours maintenir ce projet actif, vous pouvez toujours postuler de nouveau pour l'hébergement fiscal via ce lien - opencollective.com/allforclimate/apply
Merci de faire partie d'All For Climate. Veuillez nous informer si vous avez des questions. Nous sommes joignables directement à [email protected].
Cordialement
L'équipe All For Climate🌻
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