Como gastar o dinheiro do seu saldo
Como utilizar o dinheiro do seu coletivo?
Abaixo pode encontrar instruções sobre como gastar dinheiro do saldo coletivo. Acompanhar e rastrear despesas através do Open Collective torna tudo muito fácil: tudo é transparente e os relatórios são gerados automaticamente.
Lembrete: O All for Climate tem uma parceria não constituída com todos os coletivos. Os coletivos operam com autonomia no seu orçamento e com total propriedade dos seus projetos.
Isto significa que nunca pode emitir faturas ou cobrar ao All for Climate por atividades dentro do seu coletivo, porque não temos propriedade sobre as suas atividades. Elas fazem parte do seu coletivo, não do All for Climate.
LISTA RÁPIDA
Está pronto para submeter a sua despesa? Por favor, verifique uma última vez se tudo nesta lista está incluído.
BÁSICOS
Estes são os passos básicos para gastar o dinheiro do saldo do seu coletivo:
Alguém submete uma despesa.
Existem dois tipos principais de despesas:
Reembolsos de uma compra paga antecipadamente (com comprovativo de pagamento)
Faturas por serviços pagos prestados ao coletivo
Um administrador do Coletivo (alguém da sua equipa) aprova-a.
O All for Climate analisa a despesa submetida (confirma que a despesa cumpre os requisitos legais e fiscais, por exemplo, ter um recibo válido, uma imagem nítida, que os montantes coincidem, que a fatura é legalmente válida, etc.)
São pagos.
PASSO 1: SUBMETA AS SUAS DESPESAS
Qualquer membro do coletivo que tenha gasto dinheiro pode submeter uma despesa na página do coletivo, carregando um recibo ou uma fatura como comprovativo de pagamento.
Opção 1: Recibos/reembolsos 🛒
Os recibos são para coisas que compra para a comunidade e pelas quais precisa de ser reembolsado. Pense em compras de supermercado, impressão de folhetos, tinta para faixas, etc.
Certifique-se de que guarda o recibo. Tire uma fotografia nítida (certifique-se de que está claramente e facilmente legível) e submeta-o ao seu coletivo (clique em "submeter despesa" na página do seu coletivo).
Uma despesa válida deve conter o nome e a morada do fornecedor, o montante, a data e a descrição dos itens comprados, com qualquer imposto sobre vendas (como o IVA) claramente indicado. Mais informações aqui.
Opção 2: Faturas 📄
As faturas são usadas para pagar pessoas por um serviço (um fornecedor, uma empresa, um freelancer). Cobram diretamente aos administradores do coletivo por esse serviço. Quando carrega uma fatura, é considerado um trabalhador independente ou freelancer.
A fatura precisa de conter as seguintes informações essenciais:
A fatura não pode estar endereçada ao All for Climate (eles não prestaram um serviço à A4C).
Tem de incluir o nome legal do administrador do coletivo e a sua morada legal (normalmente a pessoa do coletivo que tem a relação com o fornecedor).
A fatura deve incluir o nome legal, a morada e o número fiscal do beneficiário (o fornecedor ou freelancer que emite a fatura).
A fatura deve incluir uma taxa de IVA ou, se não estiver obrigado/permitido a cobrar IVA, uma referência à lei que o esclarece. Veja abaixo mais informações sobre o IVA.
Por fim, só para garantir, certifique-se de que, naturalmente, pode emitir faturas legalmente (é um freelancer ou empresa registado).
Aconselhamos a usar software de contabilidade qualificado para as suas faturas, pois facilita a inclusão dos detalhes acima na sua fatura de uma forma legalmente aceite no seu país.
Mais sobre o IVA
O Imposto sobre o Valor Acrescentado, ou IVA, na União Europeia, é um imposto geral de consumo de base ampla, aplicado ao valor acrescentado a bens e serviços. Aplica-se, mais ou menos, a todos os bens e serviços comprados e vendidos para uso ou consumo na União Europeia. Assim, os bens vendidos para exportação ou os serviços vendidos a clientes no estrangeiro normalmente não estão sujeitos a IVA. Leia mais detalhes sobre o IVA na página dedicada da UE.
Tenho de cobrar IVA nas minhas faturas?
O IVA é cobrado no ponto de venda. Em resumo, isto significa que, se for a entidade jurídica que emite uma fatura, deve cobrar IVA de acordo com o que a lei diz no país onde a sua entidade jurídica está registada. Confirme o seguinte com um contabilista nesse país:
Se estiver registado para IVA (ou seja, se tiver um número de IVA), muito provavelmente terá de cobrar a taxa normal de IVA no seu país. Certifique-se de que conhece as condições em que precisa de se registar para IVA no seu país (e, portanto, de o cobrar).
Se a sua taxa de IVA for 0, então inclua na fatura uma referência à lei que o esclarece (porque é que a sua taxa de imposto é 0?).
Se não estiver obrigado ou autorizado a cobrar IVA (em muitos países isto é diferente de uma taxa de IVA de 0%, por isso certifique-se de que também confirma isso) então inclua uma referência à lei que o esclarece.
Se estiver registado em qualquer Estado-Membro da UE, qualquer software de contabilidade qualificado pode garantir que as suas faturas são válidas e ajudar a evitar a dupla tributação. Normalmente, se adicionar o seu número de IVA e o do seu cliente (ou especificar que o cliente não tem número de IVA), o software calculará automaticamente a taxa de imposto adequada.
Se estiver sediado fora da UE, então é obrigado a cobrar IVA, declará-lo e pagá-lo à UE. Tem de se registar no One Stop Shop que a UE criou para esse fim para o fazer. Visite o sítio web e leia atentamente as instruções nesta página. Tenha em atenção que isto se aplica apenas a entidades jurídicas fora da UE. Se estiver sediado na UE, há legislação específica que deve seguir.
Confirme sempre (SEMPRE) com um contabilista que conheça as leis relevantes de imposto sobre vendas no país onde está registado, bem como que tenha experiência em comércio internacional (especificamente com a Bélgica e/ou a UE).
E se não houver IVA na minha fatura?
Muitas vezes, por exemplo, empresas de tecnologia dos EUA não cobram IVA nas suas faturas (subscrições, alojamento de websites, etc.) porque os EUA não têm IVA. No entanto, como estão a prestar serviços a alguém na Europa, terá de pagar IVA através de uma declaração fiscal especial se for uma entidade jurídica. Contudo, como o seu coletivo não é uma entidade registada, não pode fazê-lo. Como resultado, pedimos-lhe que subscreva em seu próprio nome e peça o dinheiro de volta como reembolso.
Métodos e detalhes de pagamento
Podemos reembolsar despesas ou pagar faturas por transferência bancária ou PayPal. Cada método de pagamento tem de incluir o nome da pessoa a ser reembolsada.
PASSO 2: OBTENHA A APROVAÇÃO DAS SUAS DESPESAS
Quando um membro do coletivo submeteu uma despesa (recibo ou fatura), o seu estado é PENDENTE. É enviado automaticamente um email a todos os administradores do seu coletivo para os convidar a aprová-la (ou a comentar para pedir mais informações).
O anfitrião fiscal não tem poder de decisão sobre a aprovação da sua despesa (os administradores do seu coletivo são os que melhor o conhecem, estão mais próximos do que fazem e podem avaliar melhor se esta ou aquela despesa é válida e ajuda o coletivo a cumprir a sua missão).
PASSO 3: RECEBA O PAGAMENTO
Assim que for aprovada e se houver saldo suficiente para a cobrir no seu coletivo, a sua despesa aparecerá na lista de despesas que estão PRONTAS PARA PAGAR . Um dos administradores do anfitrião fiscal (https://opencollective.com/allforclimate) consulta esta lista todas as semanas e reembolsa as despesas aprovadas. Desde que o recibo/fatura seja legal e aprovado por um dos administradores do seu grupo e cumpra as regras de transparência e responsabilidade (ou seja, não se trata de uma quantia global enviada a um intermediário para ocultar como o dinheiro é gasto), será pago.
Assim que o pagamento for feito, o estado da despesa passará para PAGO e o saldo do seu coletivo será automaticamente atualizado.
Nota: sempre que editar a sua despesa, o seu estado voltará para PENDENTE para que os administradores a possam rever novamente. Depois de paga, uma despesa só pode ser editada pelos administradores.
FAQ
A quem devemos endereçar as faturas?
Elas precisam de ser endereçadas ao coletivo e usar a morada de qualquer um dos seus membros (normalmente a pessoa do coletivo que tem a relação com o fornecedor).
Quantas despesas podemos submeter de uma vez?
Pode carregar até 15 bilhetes diferentes numa única despesa. Não precisa de criar uma despesa diferente para cada recibo que queira ver reembolsado.
Podemos contratar pessoas?
Apenas como prestadores independentes (freelancers). Têm de poder submeter uma fatura.
Os extratos bancários podem servir como comprovativo de pagamento?
Não podemos aprovar extratos bancários como comprovativo de pagamento. Precisamos de recibos ou faturas válidos para processar um pagamento.
Podemos submeter pagamentos adiantados como despesas?
Para cada despesa precisamos de um comprovativo de pagamento adequado, ou seja, um recibo válido ou uma fatura. Não podemos processar adiantamentos de pagamento se não houver recibos ou faturas.
E se alguém achar difícil reclamar uma despesa ou não quiser trabalhar com o Open Collective?
Também pode preparar despesas para outras pessoas/organizações que precisem de ser reembolsadas. Pode encontrar mais informações sobre como convidar um terceiro para submeter uma despesa, passo a passo, aqui. Existe também um guia geral passo a passo do Open Collective sobre como submeter despesas aqui.
Podemos gastar o dinheiro fora da Europa?
Gastar dinheiro fora da zona euro é difícil. Não sentimos problemas com países da UE com moedas diferentes (Suécia, Polónia, etc.), mas se precisar de comprar um produto noutro local (por exemplo, uma subscrição online), um de vocês terá de o pagar e depois submetê-lo como reembolso ao seu coletivo. Em todos os casos, recomendamos fortemente que o dinheiro do seu coletivo seja gasto na economia local e sustentável. Leia mais sobre isto aqui.
Posso pedir para ser reembolsado por menos do que o valor da despesa?
Sim. Quando registar a despesa, pode introduzir qualquer valor inferior ou igual ao valor visível no recibo real. Isto é útil quando vai às compras de supermercado e acaba com uma fatura total com itens para o seu coletivo e itens para si.
E quanto aos reembolsos de IVA?
Para manter a carga administrativa no mínimo, o seu coletivo só pode receber donativos (sobre os quais não há IVA) e não pode recuperar o IVA das compras que faz. Sempre que um fornecedor precise de emitir uma fatura ao seu coletivo, tem de acrescentar o IVA como se estivesse a faturar a si enquanto indivíduo.
Que métodos de pagamento suportam?
Suportamos transferência bancária, WISE e PayPal.
Os mais rápidos e versáteis são o WISE e o PayPal. Se escolher o PayPal, terá de verificar a sua conta antes de podermos fazer o pagamento. Se se aplicarem taxas do PayPal, são pagas pelo coletivo (ver taxas do PayPal).
Para transferências bancárias WISE e SEPA, precisamos do número IBAN com o nome registado correto associado.
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