Como gastar o dinheiro no seu saldo
Como usar o dinheiro do seu coletivo?
Abaixo você pode encontrar instruções sobre como gastar o dinheiro do saldo do seu coletivo. Rastrear e acompanhar despesas via Open Collective torna tudo muito fácil: tudo é transparente e relatórios são gerados automaticamente.
Lembrete: All for Climate tem uma parceria não incorporada com todos os coletivos. Os coletivos operam com autonomia sobre seu orçamento e plena propriedade de seus projetos.
Isso significa que você nunca pode faturar ou cobrar a All for Climate por atividades dentro do seu coletivo, pois não temos propriedade sobre suas atividades. Elas fazem parte do seu coletivo, não da All for Climate.
LISTA RÁPIDA
Você está pronto para enviar sua despesa? Por favor, faça uma última verificação se tudo nesta lista está incluído.
PRINCIPAIS
Estes são os passos básicos para gastar o dinheiro do saldo do seu coletivo:
Alguém envia uma despesa.
Existem dois tipos principais de despesas:
Reembolsos de uma compra pré-paga (com comprovante de pagamento)
Faturas por serviços pagos prestados ao coletivo
Um administrador do coletivo (alguém da sua equipe) aprova-a.
A All for Climate revisa a despesa submetida (confirma que a despesa atende aos requisitos legais e fiscais, por exemplo, possuir um comprovante válido, uma foto clara, que os valores coincidam, que a fatura seja legalmente válida, etc.)
Eles recebem o pagamento.
PASSO 1: ENVIE SUAS DESPESAS
Qualquer membro do coletivo que gastou dinheiro pode enviar uma despesa para a página do coletivo carregando um recibo ou uma fatura como comprovante de pagamento.
Opção 1: Recibos/reembolsos 🛒
Recibos são para coisas que você compra para a comunidade e pelas quais precisa ser reembolsado. Pense em mantimentos, impressão de panfletos, tinta para faixas etc.
Certifique-se de guardar o recibo. Tire uma foto clara dele (certifique-se de que esteja claramente legível) e envie-o para o seu coletivo (clique em "enviar despesa" na página do seu coletivo).
Uma despesa válida deve conter o nome e endereço do vendedor, o valor, a data e a descrição dos itens comprados, com qualquer imposto sobre vendas (como IVA) claramente definido. Mais informações aqui.
Opção 2: Faturas 📄
Faturas são usadas para pagar pessoas por um serviço (um fornecedor, uma empresa, um freelancer). Elas cobram diretamente os administradores do coletivo por esse serviço. Quando você carrega uma fatura, você é considerado um contratado independente ou freelancer.
A fatura precisa conter as seguintes informações essenciais:
A fatura não pode ser endereçada à All for Climate (eles não prestaram um serviço para a A4C).
Você deve incluir o nome legal do administrador do coletivo e seu endereço legal (geralmente a pessoa no coletivo que tem relacionamento com o fornecedor).
A fatura deve incluir o nome legal, endereço e número fiscal do beneficiário (o fornecedor ou freelancer que emite a fatura).
A fatura deve incluir uma taxa de imposto sobre vendas ou, se você não for obrigado/permitido a cobrar IVA, uma referência à lei que esclareça isso. Veja abaixo mais sobre IVA.
Finalmente, só para garantir, verifique que você pode, claro, emitir faturas legalmente (você é um freelancer ou empresa registrada).
Aconselhamos usar um software de contabilidade qualificado para suas faturas, pois eles tornam mais fácil incluir os detalhes acima na sua fatura de maneira legalmente aceita no seu país. Se necessário, também temos um modelo útil para criar uma fatura que foi verificada quanto à validade na Bélgica (onde a All for Climate está registrada), mas por favor verifique também se é legal no seu país.
Mais sobre IVA
O Imposto sobre Valor Acrescentado, ou IVA, na União Europeia é um imposto de consumo geral, amplamente baseado no valor acrescentado a bens e serviços. Aplica-se mais ou menos a todos os bens e serviços que são comprados e vendidos para uso ou consumo na União Europeia. Assim, bens vendidos para exportação ou serviços vendidos a clientes no estrangeiro normalmente não estão sujeitos ao IVA. Leia mais detalhes sobre o IVA na página dedicada da UE.
Tenho que cobrar IVA nas minhas faturas?
O IVA é cobrado no ponto de venda. Em resumo, isso significa que se você é a entidade legal que emite uma fatura, deve cobrar IVA de acordo com o que a lei diz no país onde sua entidade legal está registrada. Verifique o seguinte com um contabilista nesse país:
Se você está registrado para IVA (isto é, se você tem um número de IVA) então muito provavelmente terá que cobrar a taxa padrão de IVA no seu país. Certifique-se de conhecer as condições sob as quais você precisa se registrar para o IVA no seu país (e, portanto, seria obrigado a cobrá-lo).
Se sua taxa de IVA for 0, inclua uma referência à lei que esclareça isso (por que sua taxa de imposto é 0?) na sua fatura.
Se você não for obrigado ou não puder cobrar IVA (em muitos países isso é diferente de uma taxa de IVA de 0%, então certifique-se de verificar isso também), então inclua uma referência à lei que esclareça isso.
Se você está registrado em qualquer Estado-membro da UE, qualquer software de contabilidade qualificado pode garantir que suas faturas sejam válidas e ajudar a evitar dupla tributação. Normalmente, se você adicionar seu número de IVA e o do seu cliente (ou especificar que o cliente não tem número de IVA), o software calculará automaticamente a taxa de imposto apropriada.
Se você estiver baseado fora da UE, então você é obrigado a cobrar IVA, declará-lo e pagá-lo à UE. Você precisa se registrar no One Stop Shop que a UE criou para esse propósito. Visite o site e leia cuidadosamente as instruções nesta página. Tenha em mente que isso se aplica apenas a entidades legais fora da UE. Se você estiver baseado na UE, existe legislação específica que deve seguir.
Sempre (SEMPRE) verifique com um contabilista que conheça as leis fiscais relevantes no país em que você está registrado, bem como tenha experiência em comércio internacional (especificamente com a Bélgica e/ou a UE).
E se não houver IVA na minha fatura?
Frequentemente, por exemplo, empresas de tecnologia dos EUA não cobram IVA em suas faturas (assinaturas, hospedagem de sites, etc.) porque os EUA não têm IVA. No entanto, como estão prestando serviços para alguém na Europa, você precisa pagar IVA via uma declaração fiscal especial se você for uma entidade legal. Contudo, uma vez que seu coletivo não é registrado, você não pode fazer isso. Como resultado, pedimos que você subscreva em seu próprio nome e solicite o reembolso como um reembolso.
Métodos e detalhes de pagamento
Podemos reembolsar despesas ou pagar faturas via transferência bancária ou PayPal. Todo método de pagamento deve incluir o nome da pessoa a ser reembolsada.
PASSO 2: FAÇA SUAS DESPESAS SEREM APROVADAS
Quando um membro do coletivo submeteu uma despesa (recibo ou fatura), seu status fica PENDENTE. Um e-mail é automaticamente enviado a todos os administradores do seu coletivo para convidá-los a aprová-la (ou comentar para pedir mais informações).
O anfitrião fiscal não tem poder de decisão sobre aprovar sua despesa (os administradores do seu coletivo são os que conhecem você melhor, estão mais próximos do que você faz e podem dizer melhor se uma determinada despesa é válida e ajuda o coletivo a cumprir sua missão).
PASSO 3: RECEBER O PAGAMENTO
Uma vez aprovada e se houver saldo suficiente para cobri-la no seu coletivo, sua despesa aparecerá na lista de despesas que estão PRONTAS PARA PAGAR . Um dos administradores do anfitrião fiscal (https://opencollective.com/allforclimate) revisa essa lista toda semana e reembolsa as despesas aprovadas. Contanto que o recibo/fatura seja legal e aprovado por um dos administradores do seu grupo e cumpra as regras de transparência e responsabilidade (ou seja, não é um valor global enviado a um intermediário para ocultar como o dinheiro é gasto), ele será pago.
Uma vez que o pagamento é realizado, o status da despesa mudará para PAGO e o saldo do seu coletivo será atualizado automaticamente.
Nota: sempre que você editar sua despesa, seu status voltará para PENDENTE para que os administradores possam revisá-la novamente. Uma vez paga, uma despesa só pode ser editada pelos administradores.
Quando seu coletivo crescer, recomendamos que você defina sua própria política de despesas para que todos em sua comunidade saibam o que pode ser reembolsado, até que valor e quem pode aprovar despesas. Você também pode criar subcoletivos para diferentes grupos de trabalho e cada um pode ter seus próprios administradores para aprovar suas despesas.
Veja por exemplo a política de despesas do XR-Bélgica.
PERGUNTAS FREQUENTES
A quem devemos endereçar as faturas?
Elas precisam ser endereçadas ao coletivo e usar o endereço de qualquer um de seus membros (geralmente a pessoa no coletivo que tem relacionamento com o fornecedor).
Quantas despesas podemos solicitar de uma vez?
Você pode carregar até 15 recibos diferentes em uma única despesa. Não é necessário criar uma despesa diferente para cada recibo que precisa ser reembolsado.
Podemos contratar pessoas?
Apenas como contratados (freelancers). Eles precisam ser capazes de enviar uma fatura.
Extratos bancários podem servir como comprovante de pagamento?
Não podemos aprovar extratos bancários como comprovante de pagamento. Precisamos de recibos ou faturas válidas para processar um pagamento.
Podemos submeter pagamento antecipado como despesa?
Para toda despesa precisamos de um comprovante de pagamento adequado, ou seja, um recibo ou fatura válida. Não podemos processar adiantamentos de pagamento se não houver recibos ou faturas.
E se alguém achar difícil solicitar uma despesa ou não quiser trabalhar com o Open Collective?
Você também pode preparar despesas para outras pessoas/organizações que precisam ser reembolsadas. Mais sobre como convidar um terceiro para enviar uma despesa passo a passo pode ser encontrado aqui. Também existe um guia geral passo a passo do Open Collective sobre como enviar despesas aqui.
Podemos gastar o dinheiro fora da Europa?
Gastar dinheiro fora da Zona do Euro é difícil. Para países da UE com moedas diferentes (Suécia, Polônia, etc.) não temos enfrentado problemas, mas se você precisar comprar um produto de outro lugar (por exemplo, uma assinatura online), um de vocês terá que pagar e depois enviar como reembolso ao seu coletivo. Em todos os casos, recomendamos fortemente gastar o dinheiro do seu coletivo na economia local e sustentável. Leia mais sobre isso aqui.
Posso pedir para ser reembolsado por menos do que o valor da despesa?
Sim. Quando você registra a despesa, pode inserir qualquer valor menor ou igual ao valor visível no recibo real. Isso é útil quando você vai fazer compras e acaba com uma conta total contendo itens para o coletivo e itens para você.
E quanto aos reembolsos de IVA?
Para manter a carga administrativa ao mínimo, seu coletivo só pode receber doações (sobre as quais não há IVA), e você não pode recuperar o IVA das compras que está fazendo. Sempre que um fornecedor precisa emitir uma fatura para o seu coletivo, ele deve adicionar o IVA como se estivesse faturando você como indivíduo.
Quais métodos de pagamento vocês suportam?
O mais rápido e versátil é o PayPal, pois nos permite clicar em um botão e o pagamento é efetuado. Se taxas do PayPal se aplicarem, elas são pagas pelo coletivo (veja Taxas do PayPal).
Caso contrário, a segunda melhor opção é fazer uma simples transferência bancária SEPA europeia usando seu número IBAN.
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