🦸♀️Direitos e responsabilidades como administrador
👥 Política de responsabilidades do administrador
Aplica-se a: Todos os coletivos acolhidos fiscalmente pela All For Climate Data de entrada em vigor: junho de 2025 Responsável: All For Climate ASBL Implementador: A equipa de back office da All For Climate apoia a pessoa ou equipa Revisto: Anualmente ou conforme necessário - atualizado em julho de 2026 Documentos de referência:
🎯 Objetivo
Esta política descreve as responsabilidades dos administradores dos coletivos acolhidos pela All For Climate (A4C). Os administradores desempenham um papel vital na gestão das finanças do seu coletivo, assegurando a conformidade legal e ética e atuando como ponte entre a A4C e a comunidade alargada do coletivo.
📌 Quem é um administrador?
Um administrador é qualquer pessoa listada com direitos administrativos na página Open Collective de um coletivo. Os administradores:
Representam o coletivo em assuntos financeiros e de comunicação em relação à A4C.
Têm autoridade para gerir despesas, orçamentos e fundos de projetos.
Devem respeitar os valores e o enquadramento jurídico da A4C.
✅ Responsabilidades dos administradores
Espera-se que os administradores dos coletivos acolhidos pela A4C:
Mantenham pelo menos dois administradores ativos na página Open Collective do coletivo, para garantir continuidade e responsabilidade partilhada. Recomendamos ter mais para partilhar responsabilidades, ter uma distribuição de género equilibrada e para haver rotatividade de tempos a tempos.
Os administradores que deixem o coletivo ou deixem de querer desempenhar a função devem remover-se da plataforma. Se necessário, devem ser substituídos por outro administrador ativo. Quando houver uma alteração na equipa de administradores, o Acordo de Cooperação deve ser atualizado, se necessário, garantindo que os dois administradores ativos são as pessoas abrangidas pelo acordo assinado.
Os administradores verificam se os dados de contacto dos restantes administradores continuam válidos e se todos os administradores listados continuam contactáveis. Um administrador cujo endereço de email já não funcione ou que não possa ser contactado é considerado um administrador inativo e deve ser removido ou substituído.
A A4C realizará uma revisão anual dos dados de contacto dos administradores para ajudar a manter as informações dos administradores do coletivo corretas e atualizadas. Se o email de um administrador já não estiver ativo ou se o administrador não puder ser contactado, o coletivo será solicitado a atualizar os dados de contacto, remover o administrador inativo ou nomear um novo administrador ativo, se necessário, para manter o requisito mínimo de dois administradores ativos. A A4C contactará os coletivos afetados por email, concedendo 30 dias para responder e atualizar os dados dos seus administradores. Se, após um lembrete e um período adicional de 30 dias, continuar sem haver resposta, a A4C poderá remover o acesso do administrador inativo para manter registos da plataforma corretos e seguros.
Cada administrador individual deve usar a sua própria conta pessoal de administrador. Uma pessoa só deve estar associada a uma conta de administrador para garantir transparência, rastreabilidade e responsabilização. Não são permitidas contas partilhadas nem várias contas para a mesma pessoa.
Assinar o Acordo de Cooperação com a A4C. Qualquer novo administrador adicionado deve notificar a A4C e assinar o acordo ao juntar-se à equipa de administradores. Haverá também outra sessão de integração para informar o administrador sobre a plataforma, aspetos legais, etc.
Informar a A4C de alterações importantes, incluindo:
Qualquer alteração na equipa de administradores.
Se o coletivo ficar inativo ou pretender encerrar.
Qualquer iniciativa importante (como candidaturas a subsídios).
Analisar e aprovar despesas, garantindo que:
Cumprem os requisitos de gastos.
Incluem documentação adequada (recibos, faturas, etc.).
Estão alinhadas com o propósito e a missão do coletivo.
Não aprovar as próprias despesas. As despesas devem ser analisadas por outro administrador para garantir transparência financeira e evitar conflitos de interesses.
Criar projetos na página do coletivo quando receber grandes subsídios ou financiamento para iniciativas específicas, a fim de gerir os orçamentos de forma transparente.
Cumprir prazos e requisitos de reporte, especialmente no caso de subsídios, doações com condições ou atividades com prazo limitado.
💬 Comunicação e participação
Os administradores são encorajados a:
Contactar a A4C a qualquer momento através de [email protected] para apoio, perguntas ou preocupações.
Participar nas assembleias comunitárias semestrais da A4C, onde são partilhadas atualizações, decisões e contributos do coletivo.
Partilhar sugestões e comentários para ajudar a melhorar os serviços e políticas da A4C.
Subscrever a newsletter da A4C para se manter informado sobre as mais recentes funcionalidades do Open Collective e as atualizações da A4C
⚠ Responsabilização e valores
Conforme estabelecido na política de valores e no acordo jurídico da A4C, espera-se que os administradores:
Ajam com transparência, respeito e integridade.
Cumpram as leis aplicáveis e usem os fundos apenas para a missão do seu coletivo.
Cooperem com a A4C em caso de reclamação, auditoria ou investigação.
📝 Resumo
Administradores ativos mínimos
São necessários pelo menos 2 administradores ativos
Gestão do acesso dos administradores
Os administradores devem manter a lista de administradores atualizada e remover os administradores inativos ou incontactáveis
Contas de administrador
Uma pessoa = uma conta de administrador; contas partilhadas não são permitidas
Notificar a A4C sobre alterações
Sim (alterações de administradores, inatividade, atualizações importantes)
Assinar o Acordo
Sim (cada administrador deve assinar)
Revisão de despesas
Os administradores não podem aprovar as próprias despesas
Conformidade das despesas
Devem seguir as diretrizes de gastos da A4C
Separação de projetos
Obrigatória para financiamento ou subsídios importantes
Comunicação
Linha aberta através de [email protected]
Envolvimento da comunidade
Encorajados a participar nas assembleias semestrais, na newsletter e a apresentar sugestões
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