Comment dépenser l'argent sur votre solde
Comment utiliser l'argent de votre collectif ?
Vous trouverez ci-dessous des instructions sur la manière de dépenser l'argent de votre solde collectif. Suivre et tracer les dépenses via Open Collective rend le tout très facile : tout est transparent et des rapports sont générés automatiquement.
Rappel: All for Climate a un partenariat non constitué en société avec tous les collectifs. Les collectifs gèrent leur budget de manière autonome et ont la pleine propriété de leurs projets.
Cela signifie que vous ne pouvez jamais facturer ou adresser une facture à All for Climate pour des activités au sein de votre collectif, car nous n'avons pas la propriété de vos activités. Elles font partie de votre collectif, pas d'All for Climate.
CHECKLIST RAPIDE
Êtes-vous prêt à soumettre votre dépense ? Veuillez vérifier une dernière fois que tout ce qui figure dans cette liste de contrôle est inclus.
BASES
Voici les étapes de base pour dépenser l'argent du solde de votre collectif :
Quelqu'un soumet une dépense.
Il existe deux types principaux de dépenses :
Remboursements d'un achat prépayé (avec reçu de paiement)
Factures pour des services payés fournis au collectif
Un administrateur du collectif (quelqu'un de votre équipe) l'approuve.
All for Climate examine la dépense soumise (confirme que la dépense répond aux exigences légales et fiscales, par ex. qu'il y a un reçu valide, une photo claire, que les montants correspondent, que la facture est légalement valide, etc.)
Ils sont payés.
ÉTAPE 1 : SOUMETTEZ VOS DÉPENSES
Tout membre du collectif qui a dépensé de l'argent peut soumettre une dépense sur la page du collectif en téléchargeant un reçu ou une facture comme preuve de paiement.
Option 1 : Reçus/remboursements 🛒
Les reçus concernent les achats que vous faites pour la communauté et pour lesquels vous devez être remboursé. Pensez aux courses, à l'impression de tracts, à la peinture pour des banderoles, etc.
Assurez-vous de conserver le reçu. Prenez-en une photo claire (assurez-vous qu'elle soit lisible et facile à lire) et téléchargez-la sur votre collectif (cliquez sur "soumettre une dépense" sur la page de votre collectif).
Une dépense valide doit contenir le nom et l'adresse du vendeur, le montant, la date et la description des articles achetés, avec toute taxe de vente (comme la TVA) clairement indiquée. Plus d'infos ici.
Option 2 : Factures 📄
Les factures servent à payer des personnes pour un service (un fournisseur, une entreprise, un indépendant). Elles facturent directement les administrateurs du collectif pour ce service. Lorsque vous téléchargez une facture, vous êtes considéré comme un preneur de services indépendant ou freelance.
La facture doit contenir les informations essentielles suivantes :
La facture ne peut pas être adressée à All for Climate (ils n'ont pas réalisé de service pour A4C).
Vous devez inclure le nom légal de l'administrateur du collectif et son adresse légale (généralement la personne du collectif qui a la relation avec le fournisseur).
La facture doit inclure le nom légal, l'adresse et le numéro fiscal du bénéficiaire (le fournisseur ou le freelance qui émet la facture).
La facture doit inclure un taux de taxe sur les ventes ou, si vous n'êtes pas obligé/autorisé à facturer la TVA, une référence à la loi qui le précise. Voir ci-dessous pour plus d'informations sur la TVA.
Enfin, au cas où, assurez-vous bien sûr que vous pouvez légalement émettre des factures (vous êtes un freelance ou une entreprise enregistrée).
Nous vous conseillons d'utiliser un logiciel de comptabilité qualifié pour vos factures, car ils facilitent l'inclusion des détails ci-dessus sur votre facture d'une manière légalement acceptée dans votre pays. Si nécessaire, nous avons également un modèle utile pour créer une facture vérifiée pour sa validité en Belgique (où All for Climate est enregistré), mais veuillez vérifier également qu'elle soit légale dans votre pays.
Plus sur la TVA
La taxe sur la valeur ajoutée, ou TVA, dans l'Union européenne est une taxe générale de consommation largement répandue qui s'applique à la valeur ajoutée aux biens et services. Elle s'applique plus ou moins à tous les biens et services achetés et vendus pour usage ou consommation dans l'Union européenne. Ainsi, les biens vendus à l'exportation ou les services vendus à des clients à l'étranger ne sont normalement pas soumis à la TVA. Lire plus de détails sur la TVA sur la page dédiée de l'UE.
Dois-je facturer la TVA sur mes factures ?
La TVA est facturée au point de vente. En bref, cela signifie que si vous êtes l'entité légale qui émet une facture, vous devez facturer la TVA conformément à la législation du pays où votre entité légale est enregistrée. Vérifiez les points suivants avec un comptable dans ce pays :
Si vous êtes enregistré à la TVA (c.-à-d. si vous avez un numéro de TVA), vous devrez très probablement appliquer le taux de TVA standard de votre pays. Assurez-vous de connaître les conditions dans lesquelles vous devez vous enregistrer à la TVA dans votre pays (et seriez donc obligé de la facturer).
Si votre taux de TVA est de 0, alors incluez une référence à la loi qui le précise (pourquoi votre taux d'imposition est de 0 ?) sur votre facture.
Si vous n'êtes pas obligé ou autorisé à facturer la TVA (dans de nombreux pays cela diffère d'un taux de TVA de 0 %, donc assurez-vous de vérifier cela également), incluez une référence à la loi qui le précise.
Si vous êtes enregistré dans un État membre de l'UE, tout logiciel de comptabilité qualifié peut garantir la validité de vos factures et aider à éviter la double imposition. Généralement, si vous ajoutez votre numéro de TVA et celui de votre client (ou spécifiez que le client n'a pas de numéro de TVA), le logiciel calculera automatiquement le taux fiscal approprié.
Si vous êtes basé en dehors de l'UE, alors vous êtes obligé de facturer la TVA, de la déclarer et de la verser à l'UE. Vous devez vous inscrire au One Stop Shop que l'UE a créé à cet effet afin de le faire. Veuillez consulter le site web et lire attentivement les instructions de cette page. Notez que cela ne s'applique qu'aux entités légales hors de l'UE. Si vous êtes basé dans l'UE, il existe une législation spécifique que vous devez suivre.
Toujours (TOUJOURS) vérifier avec un comptable qui connaît les lois fiscales pertinentes dans le pays où vous êtes enregistré, ainsi que l'expérience du commerce international (spécifiquement avec la Belgique et/ou l'UE).
Que se passe-t-il s'il n'y a pas de TVA sur ma facture ?
Souvent, par exemple les entreprises technologiques américaines ne facturent pas de TVA sur leurs factures (abonnements, hébergement de sites web, etc.) car les États-Unis n'ont pas de TVA. Cependant, comme elles fournissent un service à quelqu'un en Europe, vous devez payer la TVA via une déclaration fiscale spéciale si vous êtes une entité légale. Or, puisque votre collectif n'est pas une entité enregistrée, vous ne pouvez pas le faire. En conséquence, nous vous demandons de vous abonner en votre nom et de réclamer l'argent en remboursement.
Méthodes et détails de paiement
Nous pouvons rembourser des dépenses ou payer des factures par virement bancaire ou PayPal. Chaque méthode de paiement doit inclure le nom de la personne remboursée.
ÉTAPE 2 : FAIRE APPROUVER VOS DÉPENSES
Lorsque un membre du collectif a soumis une dépense (reçu ou facture), son statut est EN ATTENTE. Un courriel est automatiquement envoyé à tous les administrateurs de votre collectif pour les inviter à l'approuver (ou à le commenter pour demander plus d'informations).
L'hôte fiscal n'a aucun pouvoir de décision pour approuver votre dépense (ce sont les administrateurs de votre collectif qui vous connaissent le mieux, sont plus proches de ce que vous faites et peuvent mieux dire si telle ou telle dépense est valide et aide le collectif à remplir sa mission).
ÉTAPE 3 : ÊTRE PAYÉ
Une fois approuvée et s'il y a suffisamment de solde pour la couvrir dans votre collectif, votre dépense apparaîtra dans la liste des dépenses qui sont PRÊTES À PAYER . Un des administrateurs de l'hôte fiscal (https://opencollective.com/allforclimate) parcourt cette liste chaque semaine et rembourse les dépenses approuvées. Tant que le reçu/la facture est légal et approuvé par un des administrateurs de votre groupe et respecte les règles de transparence et de responsabilité (c.-à-d. qu'il ne s'agit pas d'un montant forfaitaire envoyé à un intermédiaire pour dissimuler comment l'argent est dépensé), il sera payé.
Une fois le paiement effectué, le statut de la dépense passera à PAYÉE et le solde de votre collectif sera automatiquement mis à jour.
Remarque : chaque fois que vous modifiez votre dépense, son statut reviendra à EN ATTENTE afin que les administrateurs puissent la réexaminer. Une fois payée, une dépense ne peut être modifiée que par les administrateurs.
Une fois que votre collectif grandira, nous vous recommandons de définir votre propre politique de dépenses afin que chacun dans votre communauté sache ce qui peut être remboursé, jusqu'à quel montant et qui a le droit d'approuver les dépenses. Vous pouvez également créer des sous-collectifs pour différents groupes de travail et chacun peut avoir ses propres administrateurs pour approuver leurs dépenses.
Voir par exemple la politique de dépenses de XR-Belgique.
FAQ
À qui devons-nous adresser les factures ?
Elles doivent être adressées au collectif et utiliser l'adresse de l'un de ses membres (généralement la personne du collectif qui a la relation avec le fournisseur).
Combien de dépenses pouvons-nous réclamer en une seule fois ?
Vous pouvez télécharger jusqu'à 15 tickets différents sur une seule dépense. Vous n'avez pas besoin de créer une dépense distincte pour chaque ticket que vous souhaitez faire rembourser.
Pouvons-nous engager des personnes ?
Uniquement en tant que prestataires (freelances). Ils doivent être en mesure de soumettre une facture.
Les relevés bancaires peuvent-ils servir de preuve de paiement ?
Nous ne pouvons pas accepter les relevés bancaires comme preuve de paiement. Nous avons besoin de reçus ou de factures valides pour traiter un paiement.
Pouvons-nous soumettre un paiement anticipé comme dépense ?
Pour chaque dépense, nous avons besoin d'une preuve de paiement appropriée sous forme soit d'un reçu valide, soit d'une facture. Nous ne pouvons pas traiter des avances de paiement s'il n'y a pas de reçus ou de factures.
Que faire si quelqu'un a des difficultés à réclamer une dépense ou ne veut pas travailler avec Open Collective ?
Vous pouvez également préparer des dépenses pour d'autres personnes/organisations qui doivent être remboursées. Plus d'informations sur la façon d'inviter un tiers à soumettre une dépense pas à pas peuvent être trouvées ici. Il existe également un guide général étape par étape d'Open Collective sur la façon de soumettre des dépenses ici.
Pouvons-nous dépenser l'argent en dehors de l'Europe ?
Dépenser de l'argent en dehors de la zone euro est difficile. Pour les pays de l'UE avec des devises différentes (Suède, Pologne, etc.), nous ne rencontrons pas de problèmes, mais si vous devez acheter un produit ailleurs (par ex. un abonnement en ligne), l'un d'entre vous devra le payer puis le soumettre en remboursement à votre collectif. Dans tous les cas, nous recommandons vivement de dépenser l'argent de votre collectif dans l'économie locale et durable. Lire plus à ce sujet ici.
Puis-je demander à être remboursé pour un montant inférieur à celui de la dépense ?
Oui. Lorsque vous déposez la dépense, vous pouvez saisir un montant inférieur ou égal au montant visible sur le reçu réel. C'est utile lorsque vous faites des courses et que vous obtenez une facture totale comprenant des articles pour votre collectif et des articles pour vous.
Qu'en est-il des remboursements de TVA ?
Pour limiter la charge administrative au minimum, votre collectif peut uniquement recevoir des dons (sur lesquels il n'y a pas de TVA), et vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les achats que vous effectuez. Chaque fois qu'un fournisseur doit émettre une facture à votre collectif, il doit ajouter la TVA comme s'il vous facturait en tant qu'individu.
Quelles méthodes de paiement prenez-vous en charge ?
La plus rapide et la plus polyvalente est PayPal car elle nous permet de cliquer sur un bouton et le paiement est effectué. Si des frais PayPal s'appliquent, ils sont pris en charge par le collectif (voir Frais PayPal).
Sinon, la deuxième meilleure option est d'effectuer un simple virement SEPA européen en utilisant votre numéro IBAN.
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