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# Comment dépenser l'argent de votre solde

Ci-dessous, vous trouverez des instructions sur la manière de dépenser l'argent de votre solde collectif. Le suivi et la traçabilité des dépenses via Open Collective rendent tout cela très simple : tout est transparent, et les rapports sont générés automatiquement.

<mark style="color:rouge;">**Rappel**</mark>: All for Climate a un partenariat non constitué en société avec tous les collectifs. Les collectifs fonctionnent de manière autonome sur leur budget et avec la pleine propriété de leurs projets.

<mark style="color:rouge;">**Cela signifie que vous ne pouvez jamais facturer ni envoyer de facture à All for Climate pour des activités au sein de votre collectif**</mark>, car nous ne détenons pas la propriété de vos activités. Elles font partie de votre collectif, et non de All for Climate.

### LISTE DE CONTRÔLE RAPIDE

Êtes-vous prêt à soumettre votre dépense ? Veuillez vérifier une dernière fois que tout ce qui figure sur cette liste est bien inclus.

* [ ] La facture est [n'est pas adressée à A4C](#option-2-invoices)
* [ ] Je n'utilise pas mon propre compte pour [rembourser quelqu'un d'autre](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses/nviting-a-third-party-to-submit-an-expense)
* [ ] Je n'ai pas téléchargé de relevé bancaire ni de demande de devis
* [ ] La facture comporte une [mention fiscale](#option-2-invoices)
* [ ] La facture mentionne toutes les [informations du fournisseur](#option-2-invoices)
* [ ] Je n'ai pas téléchargé de confirmation de commande&#x20;
* [ ] J'ai téléversé la facture dans la devise mentionnée dessus (et utilisé le convertisseur intégré)

## NOTIONS DE BASE

Voici les étapes de base pour dépenser l'argent de votre solde collectif :

* Quelqu'un soumet une [dépense](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses).
  * Il existe deux principaux types de dépenses :&#x20;
    * **Remboursements d'un achat payé à l'avance (avec justificatif de paiement)**
    * **Factures pour des services payés fournis au collectif**
* Un administrateur du collectif (quelqu'un de votre équipe) l'approuve.
* All for Climate examine la dépense soumise (vérifie que la dépense répond aux exigences légales et fiscales, par exemple qu'il y a un reçu valide, une photo claire, que les montants correspondent, que la facture est juridiquement valable, etc.)
* Ils sont payés.

## ÉTAPE 1 : SOUMETTEZ VOS DÉPENSES

Tout membre du collectif ayant dépensé de l'argent peut soumettre une dépense sur la page du collectif en téléversant un reçu ou une facture comme preuve de paiement.&#x20;

<figure><img src="/files/9650189134d1811aaf37e427f5b6f9edbe9e3edf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Option 1 : Reçus/remboursements 🛒

Les reçus servent pour les choses que vous achetez pour la communauté et pour lesquelles vous devez être remboursé. Pensez aux courses, à l'impression de tracts, à la peinture pour des banderoles, etc.

<mark style="color:rouge;">**Assurez-vous de conserver le reçu. Prenez-en une photo nette**</mark> (assurez-vous qu'elle soit parfaitement lisible) et soumettez-le à votre collectif (cliquez sur « soumettre une dépense » sur la page de votre collectif).

Une dépense valide doit contenir le nom et l'adresse du vendeur, le montant, la date et la description des articles achetés, avec toute taxe de vente (comme la TVA) clairement indiquée. [Plus d'informations ici](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses).

### Option 2 : Factures 📄

Les factures servent à payer des personnes pour un service (un fournisseur, une entreprise, un freelance). Elles facturent directement les administrateurs du collectif pour ce service. Lorsque vous téléversez une facture, vous êtes considéré comme un **prestataire indépendant ou freelance.**

La facture doit contenir les informations essentielles suivantes :

* La facture ne peut pas être adressée à All for Climate (ils n'ont pas fourni de service à A4C).
* Vous devez indiquer le nom légal de l'administrateur du collectif et son adresse légale (généralement la personne du collectif qui est en relation avec le fournisseur).
* La facture doit inclure le nom légal, l'adresse et le numéro fiscal du bénéficiaire (le fournisseur ou freelance qui émet la facture).
* **La facture doit inclure un taux de taxe de vente** ou, si vous n'êtes pas obligé/autorisé à facturer la TVA, une référence à la loi qui le précise. Voir ci-dessous pour plus d'informations sur la TVA.
* Enfin, au cas où, assurez-vous bien sûr de pouvoir émettre légalement des factures (vous êtes un freelance ou une entreprise enregistrés).

Nous vous conseillons d'utiliser un logiciel de comptabilité qualifié pour vos factures, car il facilite l'inclusion des informations ci-dessus sur votre facture d'une manière légalement acceptée dans votre pays.

### Plus d'informations sur la TVA

La taxe sur la valeur ajoutée, ou TVA, dans l'Union européenne, est une taxe à la consommation générale et largement fondée, prélevée sur la valeur ajoutée aux biens et services. Elle s'applique plus ou moins à tous les biens et services achetés et vendus pour être utilisés ou consommés dans l'Union européenne. Ainsi, les biens vendus à l'exportation ou les services vendus à des clients à l'étranger ne sont normalement pas soumis à la TVA. [Lisez plus de détails sur la TVA sur la page dédiée de l'UE](https://taxation-customs.ec.europa.eu/what-vat_en).

#### Dois-je facturer la TVA sur mes factures ?

La TVA est facturée au point de vente. En bref, cela signifie que si vous êtes l'entité juridique qui émet une facture, vous devez facturer la TVA conformément à ce qu'indique la loi dans le pays où votre entité juridique est enregistrée. Vérifiez les points suivants avec un comptable dans ce pays :

* Si vous êtes immatriculé à la TVA (c'est-à-dire si vous avez un numéro de TVA), alors vous devez très probablement facturer le taux standard de TVA dans votre pays. Assurez-vous de connaître les conditions dans lesquelles vous devez vous immatriculer à la TVA dans votre pays (et seriez donc tenu de la facturer).
* Si votre taux de TVA est de 0, alors incluez sur votre facture une référence à la loi qui le précise (pourquoi votre taux d'imposition est-il de 0 ?) sur votre facture.
* Si vous n'êtes pas obligé ou autorisé à facturer la TVA (dans de nombreux pays, cela diffère d'un taux de TVA de 0 % alors assurez-vous de bien vérifier cela aussi) alors incluez une référence à la loi qui le précise.
* Si vous êtes enregistré dans un État membre de l'UE, tout logiciel de comptabilité qualifié peut garantir la validité de vos factures et aider à éviter la double imposition. En général, si vous ajoutez votre numéro de TVA et celui de votre client (ou précisez que le client n'a pas de numéro de TVA), le logiciel calculera automatiquement le taux d'imposition approprié.
* Si vous êtes basé en dehors de l'UE, alors vous êtes tenu de facturer la TVA, de la déclarer et de la verser à l'UE. Vous devez vous inscrire au [guichet unique](https://vat-one-stop-shop.ec.europa.eu/one-stop-shop_en) que l'UE a créé à cette fin afin de le faire. Veuillez consulter le site web et lire attentivement les instructions sur cette page. Notez que cela ne s'applique qu'aux entités juridiques en dehors de l'UE. Si vous êtes basé dans l'UE, une législation spécifique s'applique.
* Vérifiez toujours (TOUJOURS) avec un comptable connaissant les lois fiscales applicables dans le pays où vous êtes enregistré, et ayant de l'expérience dans le commerce international (en particulier avec la Belgique et/ou l'UE).

**Et s'il n'y a pas de TVA sur ma facture ?**

Souvent, par exemple les entreprises technologiques américaines ne facturent pas de TVA sur leurs factures (abonnements, hébergement de site web, etc.) parce que les États-Unis n'ont pas de TVA. Cependant, comme elles fournissent un service à quelqu'un en Europe, vous devez payer la TVA via une déclaration fiscale spéciale si vous êtes une entité juridique. Cependant, comme votre collectif n'est pas un collectif enregistré, vous ne pouvez pas le faire. Par conséquent, nous vous demandons de vous inscrire en votre propre nom et de demander le remboursement de l'argent comme remboursement.

### Méthodes et détails de paiement

Nous pouvons rembourser des dépenses ou payer des factures par virement bancaire ou PayPal. Chaque mode de paiement doit inclure le nom de la personne remboursée.

## ÉTAPE 2 : FAITES APPROUVER VOS DÉPENSES

Lorsqu'un membre du collectif a soumis une dépense (reçu ou facture), son statut est `EN ATTENTE`. Un e-mail est automatiquement envoyé à tous les administrateurs de votre collectif pour les inviter à l'approuver (ou à commenter pour demander plus d'informations).

**L'hôte fiscal n'a aucun pouvoir de décision pour approuver votre dépense** (les administrateurs de votre collectif sont ceux qui vous connaissent le mieux, sont plus proches de ce que vous faites et peuvent mieux dire si telle ou telle dépense est valable et aide le collectif à accomplir sa mission).

## ÉTAPE 3 : ÊTRE PAYÉ

Une fois approuvée et s'il y a suffisamment de solde pour la couvrir dans votre collectif, votre dépense apparaîtra dans la liste des dépenses qui sont `PRÊTES À ÊTRE PAYÉES` . L'un des administrateurs de l'hôte fiscal (<https://opencollective.com/allforclimate>) parcourt cette liste chaque semaine et rembourse les dépenses approuvées. Tant que le reçu/la facture est légal(e) et approuvé(e) par l'un des administrateurs de votre groupe et respecte les règles de transparence et de responsabilité (c.-à-d. qu'il ne s'agit pas d'un montant forfaitaire envoyé à un intermédiaire pour masquer la manière dont l'argent est dépensé), il sera payé.

Une fois le paiement effectué, le statut de la dépense passera à `PAYÉE` et le solde de votre collectif sera automatiquement mis à jour.

Note : chaque fois que vous modifiez votre dépense, son statut reviendra à `EN ATTENTE` afin que les administrateurs puissent la revoir. Une fois payée, une dépense ne peut être modifiée que par les administrateurs.

{% hint style="info" %}
Une fois que votre collectif grandit, nous vous recommandons de définir votre propre politique de dépenses afin que tout le monde dans votre communauté sache ce qui peut être dépensé, jusqu'à quel montant et qui peut approuver les dépenses. Vous pouvez également créer des sous-collectifs pour différents groupes de travail et chacun peut avoir ses propres administrateurs pour approuver leurs dépenses.

Voir par exemple la [politique de dépenses d'XR-Belgium](https://docs.extinctionrebellion.be/finance/expense-policy).
{% endhint %}

## FAQ

#### À qui devons-nous adresser les factures ?

Elles doivent être adressées au collectif et utiliser l'adresse de l'un de ses membres (généralement la personne du collectif qui est en relation avec le fournisseur).

#### Combien de dépenses pouvons-nous réclamer en une fois ?

Vous pouvez téléverser jusqu'à 15 tickets différents sur une seule dépense. Vous n'avez pas besoin de créer une dépense différente pour chaque ticket que vous souhaitez faire rembourser.

#### Pouvons-nous engager des personnes ?

Seulement en tant que prestataires (freelances). Ils doivent pouvoir soumettre une facture.&#x20;

#### Un relevé bancaire peut-il servir de preuve de paiement ?

Nous ne pouvons pas approuver les relevés bancaires comme preuve de paiement. Nous avons besoin de reçus ou de factures valides pour traiter un paiement.

#### Pouvons-nous soumettre une avance de paiement comme dépense ?

Pour chaque dépense, nous avons besoin d'une preuve de paiement adéquate, à savoir soit un reçu valide soit une facture. Nous ne pouvons pas traiter des avances de paiement s'il n'y a ni reçus ni factures.

**Que faire si quelqu'un a du mal à déclarer une dépense ou ne veut pas travailler avec Open Collective ?**

Vous pouvez également préparer des dépenses pour d'autres personnes/organisations qui doivent être remboursées. Vous trouverez plus d'informations sur la manière d'inviter un tiers à soumettre une dépense étape par étape [ici](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses/nviting-a-third-party-to-submit-an-expense). Il existe également un guide général étape par étape d'Open Collective sur la façon de soumettre des dépenses [ici](https://docs.opencollective.com/help/expenses-and-getting-paid/submitting-expenses).

#### Pouvons-nous dépenser l'argent en dehors de l'Europe ?

Dépenser de l'argent en dehors de la zone euro est difficile. Pour les pays de l'UE avec d'autres monnaies (Suède, Pologne, etc.), nous ne rencontrons pas de problèmes, mais si vous devez acheter un produit ailleurs (par exemple un abonnement en ligne), l'un d'entre vous devra le payer puis le soumettre comme remboursement à votre collectif. Dans tous les cas, nous recommandons vivement de dépenser l'argent de votre collectif dans l'économie locale et durable. Lisez-en plus à ce sujet [ici](/all-for-climate/fr/collectives/spending-money/envoyer-de-largent-vers-des-pays-non-europeens.md).

#### Puis-je demander à être remboursé d'un montant inférieur à celui de la dépense ?

Oui. Lorsque vous soumettez la dépense, vous pouvez saisir n'importe quel montant inférieur ou égal au montant visible sur le reçu réel. Cela est utile lorsque vous faites vos courses et que vous obtenez une note totale avec des articles pour votre collectif et des articles pour vous.

#### Qu'en est-il des remboursements de TVA ?

Pour maintenir les frais administratifs au minimum, votre collectif ne peut recevoir que des dons (sur lesquels il n'y a pas de TVA), et vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les achats que vous effectuez. Chaque fois qu'un fournisseur doit émettre une facture à votre collectif, il doit ajouter la TVA comme s'il vous facturait en tant que particulier.

#### Quels modes de paiement prenez-vous en charge ?

Nous prenons en charge le virement bancaire, WISE et PayPal.

Les plus rapides et les plus polyvalents sont WISE et PayPal. Si vous choisissez PayPal, vous devrez vérifier votre compte avant que nous puissions effectuer le paiement. Si des frais PayPal s'appliquent, ils sont payés par le collectif (voir [Frais PayPal](https://www.paypal.com/be/webapps/mpp/paypal-fees?locale.x=en_BE)).&#x20;

Pour les virements bancaires WISE et SEPA, nous avons besoin du numéro IBAN avec le bon nom enregistré associé.


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